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寧波
材料采購入庫“暫估入賬法”是如何操作的
目前財務軟件有物料模塊、應付模塊、成本模塊、總賬模塊等模塊，更易于操作，下面所介紹的暫估入賬法就是建立在這樣的系統基礎上的，方便實用，大家可以借鑒一下。
一、采購入庫操作流程
應付模塊中有一個采購訂單界面，采購部在簽訂采購合同后，在正式采購前須在系統的采購訂單界面錄入訂單內容，包括合同號、供應商、材料編碼、材料名稱規格、價格、數量、到貨日期、運輸及付款條款等，然后將合同正本交財務部。財務部收到合同正本后對采購訂單進行復核，并將合同存檔。復核后的采購訂單不能修改。系統中的采購訂單是用于向供應商訂貨的單據，其格式和內容是可以編輯的。
在材料到達前采購員在系統中根據采購訂單自動生成入庫單，并打印出來。一個采購訂單可以分數次入庫，即可以多次生成入庫單，但當數量超過訂單限制時，系統將會報警，并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗收。
倉庫驗收入庫后在入庫單上簽字，將財務聯和采購聯交采購員，并在系統中確認過賬，這時入庫材料就進入了材料子系統了，公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。
發票到達后，采購員將發票單據、入庫單、申購單等單據整理并粘貼好交財務部入賬。財務部將這些單據核對準確無誤后，在系統中生成入庫憑證。
二、“暫估入賬”操作
至月末發票單據仍未到達的，財務部就需做“暫估入賬”操作了。
月末財務部將所有單據齊全的入庫單轉為入庫憑證，剩下未轉為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入賬”的入庫單，為穩妥起見，將這些需暫估入庫的入庫單清單發一份給采購部備查。
通過程序支持，暫估操作是可以自動化的，點擊系統中“暫估入賬”按扭，系統自動進行暫估入賬操作。系統在入庫單信息上加注暫估標記，在應付賬子系統登記一筆應付款記錄，并有暫估標記，同時產生暫估憑證：
借：原材料
其他應收款：暫估進項稅
貸：應付賬款——暫估
下月初，將上月“暫估入賬”沖回，產生紅沖憑證，此時應付賬子系統記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入賬”數據沖回，子系統中入庫單的“暫估”標記消失，處于未編制憑證狀態，材料子系統數量、金額不變。
采用這種材料“暫估入賬”法一方面保證了月末總賬和子系統賬的完全一致，同時材料子系統賬始終和倉庫實物數據一致，應付賬子系統明細賬能夠反映材料到貨和發票到達的實際情況，更重要的是暫估入賬材料的“暫估”價格其實就是采購實價，據此計算的生產成本是完全正確的。
值得注意的是，不管采取何種“暫估入賬”法，發票單據是必需及時交到財務部來辦理賬務手續的，在實踐最好采用考核機制來保證發票單據的及時性。
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