(一)以單位名義出具的條據(jù)必須加蓋出具單位公章

根據(jù)民法原理，單位出具的條據(jù)，既蓋了公章，個(gè)人又簽字的，除條據(jù)上另有特殊說明外，視為單位行為，個(gè)人不論與出具單位關(guān)系如何，均推定為經(jīng)辦人。如果上述條據(jù)收起訴訟，人個(gè)不作為當(dāng)事人處理，但如果應(yīng)有單位蓋章而未蓋章的，只有個(gè)人的蓋章或簽名的，即使已寫有單位名稱，如果持據(jù)方不想找單位或出具條據(jù)單位不認(rèn)賬，蓋私章或簽名的個(gè)人將會(huì)在訴訟中成立為被告。

(二)認(rèn)真防范無效代簽及冒簽冒領(lǐng)條據(jù)

1、代簽。屬于代簽的條據(jù)，條據(jù)的收款人事后不承認(rèn)，原因一般為代簽方法不規(guī)范，代簽字辦理借、領(lǐng)、收款時(shí)，不簽自己即代簽人的姓名。這樣，事后發(fā)生糾紛時(shí)，被代簽人說自己實(shí)際沒有收到款項(xiàng)也沒有簽字而不予認(rèn)賬，代簽人因沒有簽寫自己姓名，事后一賴了之也奈何他不得，甚至糾紛發(fā)生時(shí)已記不起是誰代簽。因此，對于代簽字的，都必須同時(shí)由代簽人書寫被代簽人和代簽入兩個(gè)人的姓名，代簽人自己簽名后應(yīng)加代字并將姓名和代字置于括號中。

2.冒簽。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名簽字。實(shí)踐中，這種糾紛案發(fā)率較高，原因是不少人對簽字的條據(jù)不附加條件，只要一見到簽字條據(jù)特別是熟人的簽字條據(jù)就深信不疑，給心術(shù)不正者甚至壞人代簽冒領(lǐng)提供了便利。

防范的方法應(yīng)是：①對于自己不能熟練鑒別真?zhèn)蔚暮炞秩耍瑧?yīng)要求其當(dāng)面簽字;②對于不具備上述條件的，在對方已簽字的情況下，可以通過電話聯(lián)系方式核實(shí)條據(jù)業(yè)務(wù)，順便核實(shí)簽字。

(三)妥善處理好簽字、簽章問題

一些屬礙于面子的簽字業(yè)務(wù)，由于收款人是付款人的領(lǐng)導(dǎo)或要好者，付款人不好意思要收款人出具借、領(lǐng)條或欠條等，事后收款人賴賬或忘記，造成糾紛則付款被動(dòng)。防范的方法是：對于不好要求其親自寫借條、收條、領(lǐng)條、欠條的，可以由會(huì)計(jì)人員事前寫好應(yīng)寫的條據(jù)，只將條據(jù)的簽名或蓋章處空著，這樣做一般都可以收到預(yù)期效果。

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