實行備用金制度,有利于單位內部各部門或工作人員積極、靈活地開展業務,從而提高工作效率;同時也可以防止現金過多地占用在個人手上,有效地控制資金占用。各單位應建立和健全備用金的領用和報銷制度,加強對備用金的撥付和使用情況的管理。
單位內部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要預借備用金時,一般應由經辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯,第一聯為付款憑證,財務部門作為記帳依據;第二聯為結算憑證,借款期間由出納員留存,報銷時作為核對依據,報銷后隨同報銷單據作為記帳憑證的附件;第三聯交借款人保存,報銷時由出納員簽字后作為借款結算及交回借款的收據。經辦人在填寫借款憑證時,應當如實認真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名,送有關領導審批后根據借款憑證編制現金付款記帳憑證。
對于借用的備用金,會計上可以通過“其他應收款-一備用金”賬戶來核算。
例:**公司銷售科12月31日領取備用金1000元,作零星采購和開支使用,經辦人為王-剛。王-剛在領用備用金時,應按規定填制借款憑證,有關人員編制現金付款記帳憑證,出納員根據現金付款憑證支付現金(或現金支票),其會計分錄為:
借:其他應收款----備用金100O
貸:現金1000
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