1、 摘要必須全面、準確地描述所記錄的交易項目。摘要中反映的會計科目應詳細、全面：如報銷憑證，摘要中應寫明誰負責報銷，什么時候用什么科目，費用的性質。如“張三報銷4月份旅游交通費”、“李四報銷某公司業(yè)務人員招待費”。抽象語言要嚴格規(guī)范：報銷人要寫下實際報銷人（即真正花錢的人，而不是代領導辦理報銷手續(xù)的人——比如領導秘書代為辦理報銷手續(xù)時）領導，實際報銷人是領導本人）。此外，會計憑證中應使用全名，而不是職位（例如，“李”不應使用）-總經理、王經理等。

以此類推，應盡量使用有聯(lián)系人的公司的全稱，不應使用地名代替當地的子公司、代理商、供應商或客戶。債權債務確認時，必須使用對方全稱或全稱，以防出現(xiàn)多個類似名稱時混淆。

3。摘要應盡可能反映會計人員確認或估計交易的想法，特別是調整憑證：如攤銷費用的補充計提，除制作能反映攤銷費用補充計提全過程的附件外，在錄入憑證匯總表時，應說明補提的主要原因和補提的期間。如“因遲遲未簽訂租賃合同，補足2012年1月租金攤銷”、“因預計金額低于實際金額，補足2013年6月至8月辦公裝修費用攤銷”、“因攤銷期限由3年改為2年，補足攤銷2013年1月至6月的轉賬費用已補足”。第二，在會計憑證中使用借貸科目數。會計人員在錄入會計憑證時，往往利用時間上的便利，加快會計憑證的錄入速度，采取一張憑證多借多出的方式。應注意以下幾點：

1。允許多借或多借，但不得多借。

這里的借方和貸方賬戶是指“末級賬戶”“一貸多貸”或“一貸多貸”是指借方或貸方只允許有一個“末級科目”（不限于一行分錄），“多貸”是指借方或貸方可以出現(xiàn)多個“末級科目”。例如，以下會計分錄屬于“再借一筆”科目：

借：管理費-城市交通費100

借：庫存現(xiàn)金100

借：銷售費-業(yè)務招待費200

借：庫存現(xiàn)金200

以上分錄記錄兩個報銷業(yè)務，兩個借方科目，一個貸方科目，可以作為會計憑證。如果上述業(yè)務由同一人報銷，也可以合并貸方賬戶：

借方：管理費-城市交通費100

借方：銷售費-業(yè)務招待費200

貸方：庫存現(xiàn)金300

一般來說，在處理不同性質的交易，最好錄入憑證分錄，且一借一貸的金額應一致，即使只有一個借方或貸方賬戶，也不合并；現(xiàn)金和銀行憑證分錄不合并。例如，下列銀行收款憑證屬于“一貸多貸”，借方賬戶不應合并，與銀行對賬單保持相同的流量：

借方：銀行存款-1088賬戶200

貸方：應收賬款-a客戶200

借方：銀行存款-1088賬戶500

例如，在同一張憑證中不允許下列分錄：

借方：庫存商品200

貸方：生產成本200

借方：主營業(yè)務成本200

貸方：庫存商品200

借方：其他應收款-張三200

貸方：庫存現(xiàn)金200

借方：其他應收款-張三200

多借貸方憑證，查詢明細賬時會造成“對方科目”混淆，不利于會計核算正確使用明細賬。當借方和貸方都有多個末級科目時，現(xiàn)有的財務軟件系統(tǒng)無法區(qū)分它們之間的一一對應關系。默認情況下，系統(tǒng)只將第一個末級科目識別為對方科目。例如，在上面的示例中，生產成本被轉移到庫存商品，然后轉移到主營業(yè)務成本。主營業(yè)務成本的對方科目應該是存貨，但如果是憑證處理，查詢明細賬時，對方科目變成生產成本（因為生產成本先出現(xiàn)）；存貨的對方科目也是生產成本。在這種情況下，生產成本會被反復計算，造成審核錯誤。

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