1、 完善內(nèi)部合同管理

合同管理不僅要保留合同原件，還要保留相關(guān)人員簽署的傳真、備忘錄、收據(jù)證明等。許多公司沒(méi)有合同管理。對(duì)于一些小合同，雖然原件在公司專人手中，但相關(guān)材料在執(zhí)行過(guò)程中隨意散落在業(yè)務(wù)人員手中。如果業(yè)務(wù)人員離開(kāi)，信息就不見(jiàn)了，沒(méi)有人知道合同的執(zhí)行情況。一旦發(fā)生糾紛，沒(méi)有人能完全了解事情的來(lái)龍去脈，也沒(méi)有人手頭有完整的材料。在合同保管中應(yīng)強(qiáng)調(diào)責(zé)任制。在合同執(zhí)行階段，合同可由業(yè)務(wù)人員或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理保管，所有與合同執(zhí)行有關(guān)的資料應(yīng)在第一時(shí)間交由該人員保管。業(yè)務(wù)完成后，全部移交公司專職保管人員保管。我們建議在移交的材料中增加一份合同執(zhí)行指令。具體代理人應(yīng)說(shuō)明合同的執(zhí)行情況，并列出材料清單，可直接填寫(xiě)。在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，關(guān)系越好，錢可能越晚兌現(xiàn)。大部分錢不是對(duì)方?jīng)]有支付能力，而是不愿意支付。想想你公司里的現(xiàn)金有多活躍，它能產(chǎn)生利息，這比把錢還給別人要好。所以很多公司都是看哪個(gè)急，誰(shuí)急誰(shuí)先付。如果是因?yàn)槊孀樱覀冎荒艿鹊阶詈蟆Ｈf(wàn)一對(duì)方資金緊張，這個(gè)賬就會(huì)變成舊賬，所以要加強(qiáng)貨款的收繳。

收集還應(yīng)側(cè)重于策略，這些策略是根據(jù)流程安排的。

第一步，業(yè)務(wù)人員直接負(fù)責(zé)收款。對(duì)業(yè)務(wù)員的處理與業(yè)務(wù)量有關(guān)，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)收款。業(yè)務(wù)人員是公司最基層的員工，可以可憐地去對(duì)方那里，“兄弟，如果你不給我錢，我就失業(yè)了。”為了博取同情，小額賬戶可以這樣收繳。這一步的時(shí)間不應(yīng)該太長(zhǎng)。給我兩周時(shí)間。沒(méi)有效果。轉(zhuǎn)到下一步。第二步是檢查財(cái)務(wù)部門的賬目。財(cái)務(wù)部門有兩個(gè)目的：一是告知對(duì)方賬戶已劃入公司統(tǒng)一處理；二是與對(duì)方核對(duì)賬戶，確認(rèn)欠款事實(shí)和金額。這是非常重要的。一旦與這張支票發(fā)生訴訟，雙方的法律關(guān)系就會(huì)非常簡(jiǎn)單，沒(méi)有必要糾結(jié)雙方在履行合同過(guò)程中可能存在爭(zhēng)議的質(zhì)量、數(shù)量等問(wèn)題。此時(shí)，雙方并非陷入僵局，因此獲得這樣的核法案一般比較容易。當(dāng)然，財(cái)務(wù)部門的目的不是查賬，而是收錢。財(cái)務(wù)部的人很少，所以自然沒(méi)有人專職打電話。你可以讓前臺(tái)或其他人以財(cái)務(wù)部的名義打電話。

在第三步中，如果上述措施無(wú)效，則意味著另一方可能希望違約。如果對(duì)方說(shuō)，你等幾天，我們會(huì)拿到一筆錢，一到就給你。這樣，我們最多只能相信一次，沒(méi)有太多的希望。以上兩個(gè)步驟已經(jīng)執(zhí)行了三個(gè)月，但是仍然沒(méi)有效果，我們應(yīng)該考慮把它們轉(zhuǎn)到公司法務(wù)部去處理。第三，果斷地采取法律措施許多公司擔(dān)心采取法律措施會(huì)損害他們友好的業(yè)務(wù)關(guān)系并失去客戶。這是中國(guó)的國(guó)情，確實(shí)需要考慮。但是，只要你想一想，任何企業(yè)都是以盈利為目的的。如果對(duì)方不付款，你想如何處理這種友好的業(yè)務(wù)關(guān)系？最好盡快采取法律手段收錢，而不是以后拖出去再上法庭。

采取法律措施也可以考慮中國(guó)的國(guó)情，而不是一開(kāi)始就直接把對(duì)方告上法庭。你可以先跟對(duì)方打招呼，說(shuō)要采取法律措施，然后置之不理，發(fā)律師函，最后起訴。這樣，對(duì)方就會(huì)陷入非人的境地，很難抱怨。

也就是說(shuō)，把自己公司的收款業(yè)務(wù)外包給其他公司進(jìn)行收款。你知道嗎