為防范經濟糾紛并對單位或會計人員造成不利后果,應該注意以下幾個方面:
(一)以單位名義出具的條據必須加蓋出具單位公章
根據民法原理,單位出具的條據,既蓋了公章,個人又簽字的,除條據上另有特殊說明外,視為單位行為,個人不論與出具單位關系如何,均推定為經辦人。如果上述條據收起訴訟,人個不作為當事人處理,但如果應有單位蓋章而未蓋章的,只有個人的蓋章或簽名的,即使已寫有單位名稱,如果持據方不想找單位或出具條據單位不認賬,蓋私章或簽名的個人將會在訴訟中成立為被告。
(二)認真防范無效代簽及冒簽冒領條據
1、代簽。屬于代簽的條據,條據的收款人事后不承認,原因一般為代簽方法不規范,代簽字辦理借、領、收款時,不簽自己即代簽人的姓名。這樣,事后發生糾紛時,被代簽人說自己實際沒有收到款項也沒有簽字而不予認賬,代簽人因沒有簽寫自己姓名,事后一賴了之也奈何他不得,甚至糾紛發生時已記不起是誰代簽。因此,對于代簽字的,都必須同時由代簽人書寫被代簽人和代簽入兩個人的姓名,代簽人自己簽名后應加“代”字并將姓名和“代”字置于括號中。
2.冒簽。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名簽字。實踐中,這種糾紛案發率較高,原因是不少人對簽字的條據不附加條件,只要一見到簽字條據特別是熟人的簽字條據就深信不疑,給心術不正者甚至壞人代簽冒領提供了便利。防范的方法應是:①對于自己不能熟練鑒別真偽的簽字人,應要求其當面簽字;②對于不具備上述條件的,在對方已簽字的情況下,可以通過電話聯系方式“核實”條據業務,“順便”核實簽字。
(三)妥善處理好簽字、簽章問題
一些屬礙于面子的簽字業務,由于收款人是付款人的領導或要好者,付款人不好意思要收款人出具借、領條或欠條等,事后收款人賴賬或忘記,造成糾紛則付款被動。防范的方法是:對于不好要求其親自寫借條、收條、領條、欠條的,可以由會計人員事前寫好應寫的條據,只將條據的簽名或蓋章處空著,這樣做—般都可以收到預期效果。
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