出納人員進行現金支出管理時,應嚴格按照支出原則和有關的規章制度審核付款憑證,按程序辦理付款手續,及時發現并解決有關問題,保證現金支出的安全。
1、現金支出的原則
出納人員必須以嚴肅認真的態度處理現金支出業務,因為支出一旦發生失誤,將會給單位造成難以追補的經濟損失。現金支出的原則主要包括:
(l)現金支出的合法性。出納人員必須以內客真實、準確、合法的付款憑證為依據,在付款前其付款手續必須完備,有關領導已經簽字或已審核無誤。
(2)現金支出手續的完備性。出納人員應接規定的程序審核并辦理現金支付手續,做到支付憑證合法、審批手續齊全有效、支付事項當面結清、賬務處理正確合理。
(3)不得套取現金用于支付。套取現金是指為了逃避開戶銀行對現金的管理,采用不正當的手段弄虛作假、支出現金的違法行為,主要有以下幾種形式:
①編造合理用途(如差旅費、備用金的名義)超限額支取現金的行為。
②利用私人或其他單位的賬戶支取現金的行為。
③將公款轉存個人儲蓄的行為。
④用轉賬方式通過銀行或郵局匯兌、異地支取現金。
⑤用轉賬憑證換取現金。
⑥虛報冒領工資、獎金和津貼補助。
2、現金支出的程序
出納人員辦理現金支出業務時,其依據主要是發票、非經營性收據、往來收據以及內部結算使用的工資表、借款審批單等。出納人員應當按照原始憑證的審查要求,仔細復核,并按規定程序辦理支出事宜。具體程序如下:
(1)受理付款業務。出納人員在取得付款依據后,應按規定進行審核。對于出納人員直接經辦的業務,如現金匯款等,還需要填制原始憑證并補齊手續。
(2)確定支付金額。出納人員對于定期以度不定期大額現金支出,都應當做到心中有數,提前準備好充足的現金用以支付;每天工作開始時,應檢查現金余額,不足部分應及時從開戶銀行提取;對于確實不足以全額支付的業務,應約好時間一次性支付,不得分次支付,避免責任不清、程序錯亂。
(3)根據審核無誤的單據支付現金。根據審核無誤的原始單據辦理現金支付時,出納人員應進行復點,并要求收款人當面點清當面確認。如果是由收款人直接領取現金的,由其本人簽收;如果是他人代為領款的,應在得到當事人的確認后,方可由代領人簽收,并注明“×××代××領款”字樣,以明確雙責任。
(4)付款完畢后,在審核無誤的原始憑證上加蓋“現金付訖”印章,據以編制記賬憑證。
(5)根據審核的記賬憑證登記現金日記賬。
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