會計電算化環(huán)境下，錯賬更正方法分為兩種：一是無痕跡修改法;另一種是有痕跡修改法。本文以用友-U8(8.61版)財務(wù)軟件中的“憑證管理”為例，進行介紹。

一、無痕跡修改法

無痕跡修改法是指對錯賬進行修改后不會留下任何修改的線索和痕跡，包括即時更正法和反向更正法。

1.即時更正法。指進行財務(wù)軟件操作時在發(fā)現(xiàn)錯誤的當(dāng)時可以立即修改，主要針對事中錯誤：

(1)填制憑證時(尚未保存)發(fā)現(xiàn)錯誤，將光標(biāo)定于錯誤處直接修改。修改信息包括憑證類別、摘要、會計科目、金額、輔助項等。對輔助項的修改，如供應(yīng)商，需要將鼠標(biāo)指向憑證下方備注欄彈出的“供應(yīng)商”上，雙擊左鍵即可打開該輔助項窗口修改相關(guān)信息。

(2)憑證保存后未經(jīng)審核簽字前發(fā)現(xiàn)錯誤，在“填制憑證”窗口，通過“查看/查詢”按鈕或選擇“上張”、“下張”按鈕找到需要修改的憑證，將光標(biāo)定于錯誤處直接修改即可。如果憑證錯誤較多，也可將憑證刪除后重新填制正確憑證。操作步驟為先作廢憑證，再整理憑證。首先查詢到要刪除的憑證，在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”/“作廢/恢復(fù)”命令，作廢要刪除憑證，已作廢憑證左上角顯示“作廢”字樣。然后在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”/“整理憑證”命令，打開“選擇憑證期間”對話框。選擇要整理“月份”，單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對話框，選擇要刪除的作廢憑證，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將這些憑證從數(shù)據(jù)庫中刪除并對剩余憑證重新排號。

(3)憑證已經(jīng)審核、簽字或者已記賬、結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)錯誤，需要先取消結(jié)賬、記賬、審核和簽字后，再采用即時更正法對錯誤憑證進行修改。

注意事項：

①即時更正法只適用于沒有進行審核、簽字、記賬、結(jié)賬操作的錯誤憑證，對于已經(jīng)審核、簽字、記賬、結(jié)賬的憑證，要先采用逆向更正法取消結(jié)賬、記賬、審核和簽字。

②由其他子系統(tǒng)生成傳遞到總賬系統(tǒng)的憑證，修改錯誤憑證時需要在生成憑證的子系統(tǒng)中進行，在總賬中無法進行修改。

2.反向更正法。反向更正法是指軟件后續(xù)操作中發(fā)現(xiàn)以前錯誤后不能立即進行更正，必須進行反操作到出錯環(huán)節(jié)后才能采用即時更正法進行修改。用友-U8(8.61版)財務(wù)軟件反向操作主要有以下幾種：

(1)取消結(jié)賬。當(dāng)結(jié)賬完畢后，由于非法操作、計算機病毒或其他原因需要取消結(jié)賬時可以使用“取消結(jié)賬”功能。步驟為：執(zhí)行“期末”|“結(jié)賬”命令，進入“結(jié)賬”窗口，選擇要取消結(jié)賬的月份，按Ctrl+Shift+F6鍵，激活“取消結(jié)賬”功能，輸入口令，單擊“確認(rèn)”按鈕(如圖1所示)，取消結(jié)賬標(biāo)志。

(2)取消記賬。操作步驟為：在總賬初始窗口，執(zhí)行“期末”|“對賬”命令，進入“對賬”窗口，按Ctrl+H鍵，系統(tǒng)彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活(如圖2所示)”。信息提示對話框，同時在“憑證”菜單下顯示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能”菜單項，單擊該按鈕，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”窗口，選擇恢復(fù)方式單擊“確定”按鈕，輸入口令后再單擊“確定”按鈕即可(如圖3所示)。

(3)取消審核、取消主管簽字和取消出納簽字。這些操作只能由審核人、主管人員和出納本人進行。這三項反操作的原理相同，下面以取消主管簽字為例進行說明(見圖4)。執(zhí)行“憑證”|“主管簽字”命令，打開“主管簽字”窗口，找到需要取消主管簽字的憑證，執(zhí)行“主管”|“取消簽字”命令即可。需要的話也可以成批取消主管簽字。

注意事項：反向操作中的取消結(jié)賬和取消記賬只能由主管人員操作。另外，不管是手工賬還是電腦賬，對錯誤的更正都要求留有痕跡，所以電算化環(huán)境下要盡量避免采用反向操作。

二、有痕跡修改法

有痕跡修改法是指對錯誤的更正留下曾經(jīng)修改的痕跡和線索，包括紅字沖銷法和補充登記法。

1.紅字沖銷法又稱紅字更正法，是指先用紅字填制一張與錯誤憑證完全相同的憑證，然后再按照正常操作步驟填制一張正確的憑證。操作步驟為：在“填制憑證”窗口，執(zhí)行“制單”|“沖銷憑證”命令，打開“沖銷憑證”對話框，選擇“月份”、“憑證類別”，輸入“憑證號”等信息，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動生成一張紅字沖銷憑證，然后在填制憑證窗口填制一張正確的憑證。注意事項：

①通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進行保存管理。

②紅字沖銷只能針對已記賬憑證進行。

2.補充登記法。適用于記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會計科目無錯誤，但所記金額小于應(yīng)記金額的情況。操作為：在填制憑證窗口，按照所記金額小于應(yīng)記金額的差額再填制一張憑證進行審核記賬。

三、錯賬更正法在手工環(huán)境和會計電算化環(huán)境下的比較

1.電算化環(huán)境下，當(dāng)月發(fā)現(xiàn)的錯誤可使用無痕跡修改法和有痕跡修改法。手工環(huán)境下，本月結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)的錯誤可采用紅字沖銷法、補充登記法和劃線更正法。本月發(fā)現(xiàn)以前月份的錯誤，都只能采用紅字沖銷法和補充登記法。電算化環(huán)境下無法采用劃線更正法。

2.會計電算化環(huán)境下，錯賬更正主要針對錯誤憑證，會計賬簿隨之自動更正。手工會計環(huán)境下，錯誤更正包括對憑證和賬簿的修改。此外，會計電算化環(huán)境下，還可以對賬套信息、基礎(chǔ)信息設(shè)置、控制參數(shù)、總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置進行修改，手工方式下則不存在對這些內(nèi)容的修改。

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