(一)原始憑證的定義
原始憑證是指當經濟業務發生或完成時,經辦人員取得或填制的,可以表明某項經濟業務發生的具體內容,明確法律責任的最初書面證明。
原始憑證是企業憑證填制和登記的最原始,最具說服力的書面證明,是企業填制、審核憑證的基礎,對企業具有重要的影響。
(二)原始憑證的基本要素
不同的原始憑證有不同的形式,根據原始憑證的不同標準劃分,原始憑證各有其特點,外來憑證大部分是國家(政府)或行業進行的統一規范,如增值稅統一發票,餐飲服務發票,火車票等票據。雖然原始憑證的形式各不相同,但是原始憑證一般均應具備以下基本要素:
原始憑證的名稱
憑證的編號
填制憑證的日期
填制和接受憑證的單位名稱
經辦人員的簽名或者蓋章
經濟業務內容,載明經濟交易的具體內容、數量、單價和金額
填制單位的公章或主管人員簽字
(三)原始憑證的書寫要求
原始憑證對企業具有重要的作用和影響,尤其作為以銷售為主的房地產企業。正確填制原始憑證是會計人員必備的常識。也是判斷其業務水平的重要標準,因此會計人員要正確掌握原始憑證的填寫。填制原始憑證必須符合以下要求。
內容真實,記錄完整
原始憑證的要素所要求的內容必須填制完整,并且填制的內容必須與實際發生的業務相符,真實可靠。
書寫清楚,格式規范
填制原始憑證時應用藍、藍黑或黑色油筆或簽字筆書寫,并保持一張原始憑證上書寫一致,字體要清晰可辨,原始憑證記載的內容有錯誤的,應當由開具單位重開或更正,更正工作必須由原始憑證出具單位負責。原始憑證金額出現錯誤的,不得在原始憑證上更正,應當由出具單位重開,填制原始憑證時金額的大小寫要保持一致,大寫數字應工整,符合規范,如下:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億;小寫合計金額前應書寫幣種符號“¥”等,在“¥”符號與數字之間不得留有空白,在簽名有幣值符號的小寫數字后面不再寫“元”以“元”表示的阿拉伯數字。一律寫到角分,無角分的應寫“00”,有角無分的分位應寫“0”,大寫金額數字寫到元或角為止的。在“元”或“角”字之后應寫“整”字或“正”字,大寫金額數到分的,分字后不寫“整”或“正”字。
填寫及時,反映準確
原始憑證應在經濟業務發生時及時進行填寫,填制日期一定要準確及時,并按規定的程序及時送到會計部門,會計人員要及時對其業務內容進行審核,這樣才能保證原始憑證的及時和正確性。
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