1．招標文件、合同文本及附件，其他各種簽約（備忘錄、修正案等），業主認可的工程實施計劃，各種工程圖紙（包括圖紙修改指令），技術規范等；承包商的報價文件，包括各種工程預算和其他作為報價依據的資料，如環境調查資料、標前會議和澄清會議資料等。2．來往信件（書信、電子郵件等）。如業主的變更指令，各種認可信、通知，對承包商問題的答復信等。這里注意，商討性的和意向性的信件通常不能作為變更指令或合同變更文件。

在合同實施過程中，承包商對業主和工程師的口頭指令、傳真件、電子郵件等和對工程問題的處理意見要及時索取書面證據。來信的信封也要封存，信封上的郵戳記載著發信和收信的準確日期，起證明作用。3．各種會議紀要。在標前會議和決標前的澄清會議上，業主對承包商問題的書面答復，或雙方簽署的會談紀要；在合同實施過程中，業主、工程師和各承包商定期會商，研究實際情況，作出決議或決定。它們可作為合同的補充。但會談紀要須經各方簽署才有法律效力。4．施工進度計劃和實際施工進度記錄。包括總進度計劃，開工后業主的工程師批準的詳細的進度計劃、每月進度修改計劃、實際施工進度記錄、月進度報表等。這不僅是工程的施工順序、各工序的持續時間，還包括勞動力、管理人員、施工機械設備、現場設施的安排計劃和實際情況，材料的采購定貨、運輸、使用計劃和實際情況等。5．施工現場的工程文件，如施工記錄、施工備忘錄、施工日報、工長和檢查員的工作日記、監理工程師填寫的施工記錄和各種簽證等。它們應能全面反映工程施工中的各種情況，如勞動力數量與分布、設備數量與使用情況、進度、質量、特殊情況及處理。各種工程統計資料，如周報、旬報、月報。這些報表通常包括本期中以及至本期末的工程實際和計劃進度對比、實際和計劃成本對比和質量分析報告、合同履行情況評價等。6．工程照片。如表示工程進度的照片、隱蔽工程覆蓋前的照片、業主責任造成返工和工程損壞的照片等。7．氣象報告。如果遇到惡劣的天氣，應作記錄，并請工程師簽證。8．工程中各種檢查驗收報告和各種技術鑒定報告。工程水文地質勘探報告、土質分析報告、文物和化石的發現記錄、地質承載力試驗報告、隱蔽工程驗收報告、材料試驗報告、材料設備開箱驗收報告、工程驗收報告等，它們能證明工程質量。9．工地的交接記錄（應注明交接日期，場地平整情況，水、電、路情況等），圖紙和各種資料交接記錄。工程中送停電、送停水、道路開通和封閉的記錄和證明，它應有工程師簽證。

合同雙方在工程過程中各種文件和資料的交接都應有一定的手續，要有專門的記錄，防止在交接中出現漏洞和說不清楚的情況。10．建筑材料和設備的采購、訂貨、運輸、進場，使用方面的記錄、憑證和報表等。11．市場行情資料，包括市場價格、官方的物價指數、工資指數、中央銀行的外匯比率等公布材料。12．各種會計核算資料。包括：工資單、工資報表、工程款帳單，各種收付款原始憑證，總分類帳、管理費用報表，工程成本報表等。