企業董事會和高級管理層應負責了解與內部審計外包有關的風險,確保有效的風險管理程序充分到位。作為董事會職責的一部分,董事會應評估內部審計外包對企業戰略目標和計劃的支持,以及與外包商的關系管理。如果沒有一個有效的風險評估階段,內部審計外包可能會與企業的戰略規劃不一致,或者帶來不可預見的風險。評價內部審計外包風險,一方面要通過感性認識和歷史經驗來判斷,另一方面要對各種客觀統計、計劃、總結等歷史數據進行分析、總結和整理,以及企業或其他企業的風險事故記錄,必要時咨詢專家,從而找出外包可能存在的風險,為以后的風險控制提供對象。同時,我們也要注意,內部審計外包的風險評估是一項持續的、系統的工作。隨著企業內外各種環境和條件的變化,企業面臨的內部審計外包風險的大小和類型也不同,這就要求企業不斷地對風險進行評估。
內部審計外包風險評估應考慮以下情況:企業的戰略目的、目標和經營需要;對外包方的評價和監督能力;內部審計對企業的重要性和外包風險的程度;對外包方的明確要求內部審計外包;必要的控制和報告程序;外包方的義務;內部審計外包應急預案;內部審計外包風險評估;持續評價內部審計外包協議是否符合企業戰略目標;外包商的業績是否符合監管要求和相關標準。其次,選擇一個好的外包商是內部審計外包成功實施的關鍵。如果企業在選擇外包時出現失誤,會對企業產生不同程度的負面影響。因此,企業必須慎重選擇外包商。一個好的外包商必須是一個內部控制完善、專業能力強、財務狀況良好的公司。一般來說,企業在選擇外包商時可以考慮以下幾個方面:
A.質量承諾。質量承諾能否滿足企業的預期要求,能否有效解決企業的問題,是選擇外包商的首要因素。
B.收費標準。企業將內部審計外包的主要原因之一是為了降低成本。內部審計外包是否一定能節約成本,取決于企業的具體情況,因此不易主觀判斷。因此,在內部審計業務外包之前,全面的成本分析是保證決策正確的客觀要求,而分包商的收費標準是重要因素之一。
C.外包商的專業知識和技能。企業外包一般是不占主導地位的內部審計工作,是為了彌補內部審計的缺陷而采取的行動。要實現這一目標,應優先選擇行業領先的服務商,這也是實現質量承諾的基礎。在外包方的專業知識和技能方面,企業應考慮:評價外包方提供內部審計服務的經驗和能力;評價外包方在預期未來經營環境中提供內部審計服務的經驗和知識;必要時進行現場監督,以便更好地了解外包方如何開展內部審計服務。
D.外包商的市場地位和市場成熟度??紤]到外包方在內部審計行業的持續時間和市場份額,它與外包方的服務被監管部門認可的程度有關,也可以用來評價外包方承擔內部審計業務的資格。第三,審查外包合同。企業選擇外包商后,應與外包商簽訂外包合同。外包合同作為雙方的主要約束,對外包合作的順利開展起著重要的作用。有效的合同可以幫助企業識別出有效率的承包商,在一定程度上規避道德風險,促使承包商完成外包業務。
內部審計外包合同應考慮企業的業務需要和外包商風險評估和選擇階段識別出的重要風險因素。合同應采用書面形式,內容應包括內部審計服務范圍、績效標準、安全保密、控制措施、審計條款、報告制度、審計費用、爭議解決等。
A.服務范圍:合同應明確約定各方的權利和義務,包括外包商的任務和責任;外包商制定的風險分析和計劃必須事先得到企業高層的批準。
B.績效標準:績效標準規定了外包商的最低服務水平要求以及外包商未能達到標準時的補救措施。企業應定期審查外包商的績效標準,以確保其內部審計服務符合企業戰略目標。
C.安全與保密:合同應規定外包方應保守在業務執行過程中獲得的商業秘密,以防止外包方泄露企業的商業秘密,影響企業的競爭優勢。
D.控制措施:企業應考慮外包商的內部控制措施;遵守監管要求;外包商保存的相關記錄;高級管理層及其代表,外部審計師和監管機構有權隨時查閱與外包商任務相關的記錄,包括審計工作計劃和工作報告。
E.審計條款:合同應指明外包方提供的內部審計報告類型(如財務、內部控制和安全評估)。合同還應當載明內部審計的次數、相關審計費用以及企業取得內部審計結果的權利。報告制度:合同條款應規定企業收到內部審計報告的時間、類型和頻率。審計費:合同應明確內部審計服務費的收取依據、標準、支付方式和時間。
h.爭議解決:企業應在合同中制定爭議解決條款,以解決未來可能出現的問題。環境的變化將給企業內部審計業務帶來新的問題。企業管理層在簽訂外包合同時應考慮合同是否具有足夠的靈活性,因此企業和外包商也應簽訂一份可以變更合同條款的協議,特別是當他們預計可能存在重大問題,需要擴大審計工作時。在簽署前,雙方應聘請法律顧問進行審查。內部審計外包后,企業面臨的不再是內部審計師,而是承包商,這增加了企業的經營風險。因此,對整個外包活動的控制和監督就顯得尤為重要,它直接關系到整個外包工作的成敗,是整個外包工作的關鍵。對于外包過程中的風險,如果企業不能很好的甄別和控制,那么企業就無法從外包中獲益,可能面臨無法估量的損失。尤其是企業將重要的內部審計業務外包時,更需要對這些風險進行控制和監督。
企業不能參與外包審計,但不能控制審計過程。無論內部審計工作是否外包,企業董事會和最高管理層對確保內部控制制度和內部審計工作的適當性和有效性負有最終責任。一些外包內部審計業務的企業,應考慮保持少數有能力的內部審計隊伍,由資深、有經驗的審計人員擔任內部審計部門負責人。外包方協助內部審計師確定需要審核的風險,提出建議,執行內部審計經理批準的審計程序,并將發現的問題與內部審計師一起向董事會或其審計委員會報告。將內部審計業務全部外包的企業,應當聘請內部審計部門負責人,妥善安排和控制內部審計工作進度。
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