出納應了解本單位公積金的保管和使用情況,按規定辦理預借和報銷手續,確保公積金的安全、完整。(1) 企業各部門填寫《零用金借款單》。財務部門一方面對零星費用進行審批,另一方面根據單據支付現金。
(2)各部門零散備用空間一般不超過規定數量。如有特殊情況,須經管理部經理批準。
(3)各部門借用零用金時,應定期向零用金經理(出納)開具正式發票,以沖抵借款或補充零用金。(1) 設立“儲備基金”賬戶,用于儲備基金的收付,并編制“每日收付報表”報財務經理。(二)根據取得的發票,編制儲備基金支出清單,及時反映儲備基金支出情況。(3) 零用金賬戶應按月結算。
(4)收銀員應妥善保管與零用現金有關的各種票據。(1) 準備金管理一般有定額管理和非定額管理兩種方法。限額管理是指根據各部門的實際需要和本單位的財務承受能力,核定并報有關領導批準的儲備基金限額;非限額管理是指根據各項業務所需儲備基金管理金額,墊付核銷的儲備基金。(二)財務會計部門會同本單位有關部門制定預備費的使用范圍、支出權限、罰款的收繳和申報程序、報銷期限,并在提前借款時向專門負責人作出書面說明。
(3)領用備用金時,借記“其他應收款-a部門(××個人)備用金”科目,貸記“庫存現金”科目。
4。償還準備金(1)償還固定準備金。各部門使用備用金后應到財務部報銷。報銷期限至少每月一次。報到時,收銀員收到批準的報銷單,并向零用金經理支付現金,以補足原限額。只有在期末,當定額儲備基金被取消或代理人被更換時,土地儲備基金才會全部支付。(2) 償還非固定準備金。非固定公積金一般是根據具體業務需要墊付的,不利于項目長期保存。相反,業務辦理完畢后,非固定公積金將根據相關票據向財務部門報銷,多退少補。非固定公積金一次性結清,下次重復使用時重新辦理手續。管理與差旅費的墊付和報銷非常相似。
[例一]月底,生產部零用金管理員小劉報銷了300元辦公用品。會計分錄如下:借方:制造費用300
貸方:庫存現金300
[例2]年末收回生產部儲備資金1000元,經復核后設立儲備基金。會計分錄的編制如下:
借方:庫存現金1000
貸方:其他應收款-生產部準備金1000
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