自貫徹《檔案法》以來,多數單位積極采取措施,解決了檔案工作中的一些實際問題,但各單位檔案工作發展不平衡,有些單位沒有把檔案工作擺到領導的議事日程上,檔案機構、編制、干部配備、經費、庫房、設備等問題長期得不到解決,影響了檔案工作的開展。有些單位的檔案管理分散,對檔案的安全保管極為不利。
為深入貫徹《檔案法》,進一步加強檔案工作,特提出以下意見,請各單位認真執行。
一、各單位要加強對檔案工作的領導,要有一名負責同志分管檔案工作,列入領導議事日程,幫助解決工作中的實際問題。
二、要按照《檔案法》關于“把檔案事業建設列入國民經濟和社會發展計劃”的要求,將檔案工作列入本單位事業發展計劃,并在事業經費中統籌安排檔案工作經費。
三、各單位要理順檔案管理體制,建立綜合檔案工作機構,將本單位形成的黨、政、工、團檔案,統計、會計檔案、科技檔案(病歷檔案除外)等集中統一管理起來。單位較大,內部機構和下屬單位較多,負有指導、監督、檢查任務的,可根據本單位情況,設檔案館或檔案室。根據國家教委、國家檔案局(87)教辦字016號文件規定,醫學院校和醫學科學院可設檔案館、室(處、系級),并按有關規定報部審批。對下指導任務不大,但本單位檔案工作任務較重的生物制品研究所等應設檔案室(處或科級)。單位較小,對下沒有業務指導任務的,本單位檔案工作任務較輕的,應配備專職檔案人員。檔案機構的設置按中央委員會(85)29號文件規定,列入編制序列。
設館的應配備8—12人,設科、室的應配備3—6人。編制可視工作任務的輕重而增加或減少,檔案館具有雙重職能,一是永久保管檔案的科學文化事業機構,二是院、校檔案職能管理部門。
四、加強對檔案干部的管理,穩定檔案干部隊伍。各單位要做好檔案干部的思想政治工作,教育他們堅持四項基本原則,樹立良好的職業道德,安心本職工作。要把對檔案干部的培訓列入本單位的教育計劃,分期分批培訓,鼓勵倡導檔案干部搞好業余自學。有條件的單位也可自行舉辦專業培訓班,以提高檔案干部業務素質。
檔案干部屬于專業技術人員,應實行檔案專業技術職務聘任制(或任命制),并享有醫藥衛生專業技術人員同等待遇。其業務能力的考核,技術職務的評定和晉升按國家有關規定執行。
對在檔案工作中做出突出貢獻的檔案干部要予以表彰。
五、要把檔案工作的現代化納入單位辦公現代化和信息管理系統,不斷提高檔案管理現代化水平。
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