河北省滄州市人民政府辦公室 滄州市人民政府辦公室關于印發(fā)《滄州市行政機關公文處理實施細則》的通知 滄政辦發(fā)〔2009〕1號 各縣（市、區(qū)）人民政府，渤海新區(qū)、開發(fā)區(qū)管委會，市政府各部門： 　　根據(jù)工作需要和現(xiàn)有公文運行程序，對原《滄州市行政機關公文處理實施細則》進行了修改、完善。現(xiàn)將修改后的《滄州市行政機關公文處理實施細則》印發(fā)，請參照執(zhí)行。 　　二○○九年二月二十六日 　　滄州市行政機關公文處理實施細則 　　第一章 總 則 　　第一條 為使全市各級行政機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、標準化，根據(jù)國務院《國家行政機關公文處理辦法》和《河北省國家行政機關公文處理實施細則》有關精神和要求，制定本細則。 　　第二條 行政機關的公文（包括電報，下同），是政府系統(tǒng)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 　　第三條 公文處理指公文的擬制、辦理、管理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。 　　第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全、保密。 　　第五條 各級行政機關辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。 　　第六條 各級行政機關辦公室應當設立文秘部門或配備專職人員負責公文處理工作。負責公文處理的文秘人員應當忠于職守，盡職盡責，具備相關專業(yè)知識。 　　第二章 公文種類 　　第七條 政府系統(tǒng)的公文種類主要有： 　　（一）命令（令） 　　適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。 　　（二）決定 　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。 　　（三）公告 　　適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。 　　（四）通告 　　適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。 　　（五）通知 　　適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 　　（六）通報 　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 　　（七）議案 　　適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。 　　（八）報告 　　適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。 　　（九）請示 　　適用于向上級機關請求指示、批準。 　　（十）批復 　　適用于答復下級機關的請示事項。 　　（十一）意見 　　適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 　　（十二）函 　　適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 　　（十三）會議紀要 　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 　　第三章 公文格式 　　第八條 公文格式一般由眉首、主體和版記三部分組成。 　　第九條 公文眉首。指首頁紅色反線以上部分，包括發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、秘密等級和保密期限、緊急程度、上行文的簽發(fā)人。眉首部分一般占首頁的三分之一到五分之二。 　　（一）發(fā)文機關標識（俗稱公文版頭）。主要包括政府令、政府文件、政府辦公室文件、政府常務會議紀要、市長辦公會議紀要、專題會議紀要、政務通報。政府及辦公室文件一般有兩種：一種是印明發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱并加“文件”二字（俗稱“大字頭”文件）；一種是印明發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱不加“文件”二字（俗稱“小字頭”文件）。發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，文字用紅色套印；聯(lián)合行文主辦機關排列在前。 　　（二）發(fā)文字號。包括機關代字、年份和序號。發(fā)文字號置于發(fā)文機關標識之下，紅色反線之上居中位置。機關代字：滄州市政府大字頭文件用“滄政發(fā)”，小字頭文件用“滄政字”，請示類文件用“滄政”。滄州市政府辦公室大字頭文件用“滄政辦發(fā)”，小字頭文件用“滄政辦字”。年份用全稱，用六角號括起來。年份、序號用阿拉伯數(shù)字，不編虛位，不加第字；函件一般用政府及辦公室專用信箋，代字為“滄政函”和“滄政辦函”；政府令發(fā)文字號用“第xx號”，按市長任期編序；常務會議紀要用“〔xxxx〕第x次”，按市長任期編序；市長辦公會議紀要用“〔xxxx〕x號”，按年度編序；專題會議紀要用“專題紀要 　　〔xxxx〕x號”，按年度編序。聯(lián)合行文只標明主辦機關發(fā)文字號。各級政府及市政府部門參照市政府的發(fā)文字號確定自己的發(fā)文字號。 　　（三）涉及國家秘密的公文，視機密程度，在公文首頁右上角標明“秘密”、“機密”、“絕密”及保密期限。“絕密”、“機密”級公文應標明份數(shù)序號，份數(shù)序號標在眉首左上角。 　　（四）緊急公文，根據(jù)緊急程度分別在公文首頁右上角標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同時是秘密公文的，上標緊急程度，下標機密程度。 　　（五）上報的公文，在紅色反線之上左側空一格標發(fā)文字號，右側空一格標簽發(fā)人姓名。“請示”、“報告”、“意見”類公文在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 　　第十條 公文主體。主要包括標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、機關印章、附注、附件。 　　（一）公文標題一般由發(fā)文機關名稱、內容和公文種類三部分組成。 　　標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類。要根據(jù)字數(shù)多少合理分行排列。 　　除發(fā)布或轉發(fā)行政法規(guī)、規(guī)章性公文加書名號外，標題中一般不用標點符號。 　　（二）主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。除通告、公告、會議紀要外，公文必須標明主送機關。主送機關一般應當位于標題之下，在正文上方頂格書寫。命令、決定類公文，主送機關可置于尾欄部分抄送機關之上。 　　（三）公文的文種，應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權與主送機關的行文關系確定。 　　（四）結構層次序數(shù)。第一層為“一、”，第二層為 　　“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。 　　（五）引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。計量使用國家法定計量單位。 　　（六）文內使用非規(guī)范化簡稱時，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式時，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。 　　（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 　　（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。附件標題置于正文之后、成文時間之前，與主件一起裝訂。 　　（九）公文如有附注，應列成文時間之下左側，用圓括號括起來。 　　（十）公文除“會議紀要”、“政務通報”和以電報形式發(fā)出的以外，加蓋印章。命令類公文，套印行政首長名章。 　　聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都加蓋印章，主辦部門排列在前，協(xié)辦部門排列在后。 　　（十一）用印位置。公文除“會議紀要”、“政務通報”和以電報形式發(fā)出的以外，正式文件加蓋印章。用印位于成文時間的中上側，上不壓正文，下騎年蓋月。命令類公文，套印行政首長名章。 　　第十一條 公文版記。主要包括主題詞、抄送機關、印制版記、公文識別條碼（二維條碼）。 　　（一）公文應當標注主題詞。主題詞標注在落款之下、抄送欄之上，詞目之間有一個漢字的間隔。上行文應當按照上級機關的要求標注主題詞；下行文從本級政府系統(tǒng)的主題詞表中選擇。 　　（二）抄送（抄報）機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送（抄報）欄設在公文末頁下端、印制版記之上。 　　（三）印制版記包括公文制發(fā)（翻印）機關名稱、印發(fā)（翻印）日期和份數(shù)。 　　（四）公文識別條碼印制在印制版記右下側。 　　第十二條 公文印制標準。 　　（一）公文用紙采用國際標準A4型，紙質60克以上，左側裝訂，雙面印刷，成文紙幅面標準為210mm×297mm。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。文字一律從左向右橫排。 　　（二）版面格式。每頁上空(上白邊）37mm，左空（左白邊）28.5mm。版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。每頁22行，每行28個字。首頁正文題目距文件頭紅色反線空兩行，正文與大題目空一行。發(fā)文字號居文件頭與紅色反線之間居中位置。上行文要有主要領導簽名。首尾不要頁號。版記不管是否有正文，均放置在最后一頁下端。 　　（三）正文格式。公文標題（大題目），用2號小標宋字體，居中橫排；主送機關，在標題下空一行，左側頂格用3號仿宋字體，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。正文，包括小標題用3號仿宋字體；“主題詞”用3號黑體字體，主題詞內容用3號標宋字體；抄送、落款用3號仿宋字體。年份用阿拉伯數(shù)字。 　　第四章 行文規(guī)則 　　第十三條 行文應當確有必要，注重效用。 　　第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不越級請示和報告。因特殊情況或突發(fā)事件，如重大社情和嚴重自然災害等緊急事項確需越級行文時，應當抄報被越過的上級機關。 　　第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。 　　第十六條 各級政府辦公室，根據(jù)需要并經政府負責人批準，可以代表本級政府行文。部門內設機構除辦公室外不得對外正式行文。 　　第十七條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 　　第十八條 屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。 　　第十九條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。 　　第二十條 部門之間對有關問題未經協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。 　　第二十一條 向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄報直接上級機關。 　　第二十二條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。 　　“請示”、“報告”不得混用、并用，“報告”不得夾帶請示事項。 　　第二十三條 各級政府和部門間能夠通過協(xié)商解決的問題，不應向政府請示，下級政府需同上級政府部門協(xié)商解決的問題，應直接發(fā)函聯(lián)系，不要報經上級政府轉辦處理。 　　第二十四條 受雙重領導的機關向上級行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。 　　第二十五條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協(xié)調或裁定。 　　第二十六條 成文日期，以負責人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。 　　第五章 制文規(guī)程 　　第二十七條 制文規(guī)程指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、分發(fā)等程序。 　　第二十八條 公文草擬。屬于部門主管范圍內的工作需要政府發(fā)文時，一般由部門代擬文稿；涉及兩個以上部門時，一般由一個部門牽頭共同起草；綜合性公文，一般由綜合部門或者辦公室擬稿。起草公文所依據(jù)的參考資料，應當附在文稿之后，一并送審。 　　第二十九條 公文審核。公文簽發(fā)前要嚴格審核。審核的重點是：文稿內容是否符合黨和國家的方針、政策以及法律、法規(guī)、規(guī)章；是否確需行文，行文方式是否妥當；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求；公文格式是否符合本實施細則的規(guī)定等。凡擬上報下發(fā)的市政府及辦公室正式文件，包括部門代政府起草的文件，承辦科室要從程序、內容到形式認真進行審核閱修，切實把好政策關、程序關、文字關。承辦科室審閱無誤后，送主管秘書長審簽。涉及法律法規(guī)的，送市政府法制辦公室審核。需市政府領導審核的，必須報經有關領導審核。對不需要行文或者可以由主管部門行文的，提出意見報經領導同意后，退主辦部門。 　　第三十條 公文簽批。 　　（一）市政府向省政府的請示、報告，市政府發(fā)布的決定、命令和規(guī)范性文件，向市人大及其常委會提出的議案等，由市長或市長委托負責常務工作的副市長簽發(fā)。 　　（二）以市政府制發(fā)的規(guī)范性文件，要根據(jù)《滄州市人民政府規(guī)范性文件制定和備案程序規(guī)定》報市政府法制辦公室審查，經市政府常務會議討論通過，其中涉及特別重大問題的要經市政府全體會議討論通過，由市長簽發(fā)。 　　（三）以市政府名義下發(fā)的常規(guī)性文件，按照分工由分管副市長簽發(fā)；以市政府辦公室名義制發(fā)的文件，屬市政府辦公室職權范圍內的由秘書長或常務副秘書長簽發(fā)；轉發(fā)各部門的文件，經分管副市長同意后，由分管副秘書長簽發(fā)，涉及重大問題的，報市長或負責常務工作的副市長同意后，由秘書長簽發(fā)。 　　（四）市委、市政府聯(lián)合行文，由市長審批后報市委簽發(fā)；市委、市政府主要領導同志已有明確同意意見的，如無原則性修改，經市政府秘書長審批后報市委簽發(fā)；市委辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，經市政府秘書長或常務副秘書長審批后，報市委辦公室簽發(fā)。