（1999年11月16日　開(kāi)行發(fā)[1999]444號(hào)） 　?第一條　為規(guī)范國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行(以下簡(jiǎn)稱開(kāi)發(fā)銀行)外匯清算業(yè)務(wù)的檔案管理，便利業(yè)務(wù)查詢，防范外匯清算業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)開(kāi)發(fā)銀行的有關(guān)規(guī)定，制定本細(xì)則。 　?第二條　外匯清算業(yè)務(wù)檔案包括收付指令、借貸記報(bào)單、對(duì)賬單、收費(fèi)通知、查詢查復(fù)函電、理賠函電、外匯賬戶與往來(lái)函電資料，以及其他與外匯資金收付直接相關(guān)的有關(guān)函電。 　?第三條　外匯清算業(yè)務(wù)檔案管理貫徹“分類管理，真實(shí)完整，清晰有序，及時(shí)安全”的原則。即把清算業(yè)務(wù)資料分為賬戶行資料及其考核情況、賬目核對(duì)、查詢查復(fù)理賠及其他四類；入檔的材料應(yīng)是原始的、與實(shí)際情況一致的原件或原件的復(fù)印件，不能為傳真件；應(yīng)包括從發(fā)生、處理到結(jié)果整個(gè)過(guò)程的所有資料，要素齊全；人檔材料要整齊、清楚，按業(yè)務(wù)類別與時(shí)間先后順序，登記編號(hào)，填列清單；檔案須定期裝訂、存檔與移交；凡涉及開(kāi)發(fā)銀行工作方針、政策性的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)注意保密，內(nèi)外有別。 　?第四條　外匯清算業(yè)務(wù)檔案管理按本細(xì)則執(zhí)行。作為會(huì)計(jì)憑證附件的收付指令、收費(fèi)通知，最終查詢查復(fù)函電、最終理賠函電，按會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行；與外匯清算業(yè)務(wù)相關(guān)的簽報(bào)文件與協(xié)議，按開(kāi)發(fā)銀行公文管理各有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 　?第五條　外匯清算業(yè)務(wù)人員日常必須按檔案管理的原則要求，及時(shí)傳遞外匯清算業(yè)務(wù)資料。各類清算業(yè)務(wù)資料的最終保管人要及時(shí)檢查所收資料的完整性與規(guī)范性，對(duì)不合要求的資料退回部門(mén)處理，并適時(shí)對(duì)各類資料的格式、大小提出規(guī)范性建議。 　?第六條　各類外匯清算業(yè)務(wù)資料要按照業(yè)務(wù)類型與個(gè)案建立案卷，不得把不同類型的業(yè)務(wù)資料混合存放在一個(gè)案卷中。各個(gè)案卷資料按時(shí)間先后順序排列。 　?第七條　對(duì)沒(méi)有進(jìn)一步處理要求、具有最終結(jié)果的案卷，按各類業(yè)務(wù)的周期及時(shí)進(jìn)行最后整理。外匯清算業(yè)務(wù)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)資料不全，要及時(shí)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人聯(lián)系，協(xié)同補(bǔ)全資料后封卷。 　?第八條　需進(jìn)一步處理的業(yè)務(wù)檔案，不能封卷，如須向領(lǐng)導(dǎo)提出具體處理意見(jiàn)的，經(jīng)審批獲得最終結(jié)果后再封卷。 　?第九條對(duì)封卷的案宗，要根據(jù)清點(diǎn)情況，打印出封面內(nèi)容摘要，包括該卷內(nèi)容題目、資料名細(xì)、最終處理日期、立卷時(shí)間、立卷入，把內(nèi)容摘要粘貼在案卷封面。 　?第十條　按照檔案裝訂要求和業(yè)務(wù)類別，裝訂封卷的外匯清算業(yè)務(wù)的檔案資料。對(duì)數(shù)量少、難以獨(dú)立裝訂成冊(cè)的案卷，可以半年為期限進(jìn)行裝訂，半年仍不足以裝訂的，可與同類業(yè)務(wù)資料合并裝訂。最長(zhǎng)裝訂期限不能超過(guò)半年。 　?第十一條　每年七月和次年一月，應(yīng)對(duì)上半年和全年的檔案資料進(jìn)行一次集中整理，并進(jìn)行編號(hào)，打印出檔案名錄清單。 　?第十二條　裝訂完畢的檔案，應(yīng)立即存放在檔案柜中，存放場(chǎng)所應(yīng)具有防潮、防火等安全條件。 　?第十三條　建立檔案借閱登記簿，每次借閱均應(yīng)辦理登記和歸還注銷手續(xù)。登記借閱人名稱、借閱內(nèi)容、份數(shù)、借閱日期、退還日期。外局人員借閱，須先經(jīng)清算中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)借閱中產(chǎn)生的損壞和丟失，要追究借閱當(dāng)事人的責(zé)任。 　?第十四條　賬戶行資料檔案封卷裝訂后，長(zhǎng)期保存；查詢查復(fù)資料與其他往來(lái)函電資料檔案由清算中心保存兩年后移交檔案管理部門(mén)。 　?第十五條　本細(xì)則由開(kāi)發(fā)銀行清算中心負(fù)責(zé)解釋。 　?第十六條　本細(xì)則自公布之日起施行。