票據(jù)交易檔案的整理、歸檔原則為：票據(jù)交易檔案以年度劃分、各類票據(jù)交易檔案按類分別整理歸檔;票據(jù)買入交易檔案、票據(jù)賣出交易檔案和移存檔案按業(yè)務發(fā)生年度歸檔，逾期票據(jù)催收檔案和票據(jù)糾紛訴訟檔案按業(yè)務結(jié)清年度歸檔;票據(jù)交易檔案以單筆業(yè)務或訴訟案件為收集和整理歸檔單位。

二、票據(jù)交易檔案整理歸檔的具體辦法

1、票據(jù)買入交易紙質(zhì)檔案歸檔

(1)銀行客戶經(jīng)理辦理業(yè)務之前，分貼現(xiàn)和轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務分別在《批次號登記簿》登記領號，登記簿每年一冊。批次號的編寫規(guī)則為“機構代碼”+“業(yè)務種類”+“順序號”。業(yè)務種類分為“直”(貼現(xiàn)業(yè)務)和“轉(zhuǎn)”(轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務)。其中“轉(zhuǎn)”(轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務)包括：“轉(zhuǎn)XXXX”、“轉(zhuǎn)XXX逆”、“轉(zhuǎn)商XXX”、“轉(zhuǎn)商XXXX逆”，分別對應銀行承兌匯票轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務的買斷、逆回購和商業(yè)承兌匯票轉(zhuǎn)貼現(xiàn)的買斷、逆回購。順序號由“年度+流水號”組成。其中“年度”為公歷年度的后2位、“流水號”共4位，貼現(xiàn)和轉(zhuǎn)貼現(xiàn)分別按照年度流水號一次編排。批次號的編寫必須完整、準確、唯一。

(2)客戶經(jīng)理整理票據(jù)買入交易資料。

(3)檔案管理員在買入交易完成后3個工作日內(nèi)完成管理類資料的歸檔，并填寫《票據(jù)交易檔案歸檔保管清冊》

(4)各類票據(jù)買入交易檔案按照要求排列。貼現(xiàn)業(yè)務檔案按照“先管理類資料再要件類資料”的順序整理保存在“貼現(xiàn)審查報告”中。轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務檔案中的管理類資料保存在“貼現(xiàn)審查報告”文件夾中，跟單資料保存在檔案袋中，業(yè)務清單另外集中保存。

(5)“貼現(xiàn)審查報告”封面上的各要素必須填寫齊全、正確。業(yè)務清單上必須標注批次號。

(6)要件類資料的第一頁必須注明流水號，跟單資料的流水小號必須與該批次系統(tǒng)業(yè)務清單所列示內(nèi)容一致。

2、票據(jù)轉(zhuǎn)賣交易紙質(zhì)檔案的整理歸檔

(1)銀行客戶經(jīng)理所搜集的票據(jù)賣出交易中形成的全部資料，在交易完成后的5個工作日內(nèi)完成歸檔工作。

(2)檔案管理員填寫《票據(jù)交易檔案歸檔保管清冊》。

3、逾期票據(jù)催收檔案的整理歸檔

(1)檔案管理員在逾期票據(jù)催收完成后是5個工作日內(nèi)完成歸檔工作，并填寫《逾期票據(jù)催收檔案歸檔保管清冊》。

(2)逾期票據(jù)催收檔案的歸檔號編寫規(guī)則為“結(jié)清年度”+“順序號”。“順序號”以每筆催收業(yè)務結(jié)清時間流水編寫。

4、票據(jù)糾紛訴訟檔案的整理歸檔

(1)檔案管理員在票據(jù)糾紛訴訟結(jié)案后的15個工作日內(nèi)完成歸檔工作，并填寫《票據(jù)糾紛訴訟檔案歸檔保管清冊》。

(2)逾期票據(jù)糾紛訴訟檔案的歸檔號編寫規(guī)則為“結(jié)清年度”+“順序號”。“順序號”以每個訴訟案件結(jié)清時間流水編寫。

5、綜合類檔案的整理歸檔

(1)各相關業(yè)務部門在有關業(yè)務完成的5個工作日內(nèi)完成綜合類檔案的整理并交檔案管理員簽收、歸檔。《檔案移交簽收登記簿》每年一冊。

(2)檔案管理員對收到的綜合類檔案歸檔保管，并填寫《綜合類檔案歸檔保管清冊》。

綜合類檔案的歸檔號的編寫規(guī)則為“文件形成年度”+“順序號”。順序號按接收到檔案時間流水編寫。