行政處罰決定書是行政管理機關(guān)針對當事人的違法行為，在經(jīng)過調(diào)查取證掌握違法證據(jù)的基礎(chǔ)上，制作的記載當事人違法事實、處罰理由、依據(jù)和決定等事項的具有法律強制力的書面法律文書。

行政處罰決定書，是行政處罰決定最具體的表現(xiàn)形式。凡行政處罰，必須制作和送達行政處罰決定書。要求履行行政處罰決定，當以發(fā)生法律效力的行政處罰決定書為憑據(jù);當事人不服行政處罰，亦以行政處罰決定書為憑據(jù)并針對行政處罰決定書載明的行政處罰決定而提起行政復議或者行政訴訟;當事人在法定期限內(nèi)既不提起行政復議也不提起行政訴訟，逾期也拒不履行行政處罰決定，行政執(zhí)法機關(guān)申請人民法院強制執(zhí)行，當仍然是以已經(jīng)生效的行政處罰決定書為法律憑據(jù)。可見行政處罰決定書是整個行政執(zhí)法過程中最重要的也是最關(guān)鍵的法律文書。可以這樣說，行政處罰決定書規(guī)范化制作，直接關(guān)系到行政處罰的是否成立，關(guān)系到行政執(zhí)法的準確性和嚴肅性。行政處罰決定書的規(guī)范化制作，是行政執(zhí)法規(guī)范化要求最基本的要素，體現(xiàn)著行政執(zhí)法隊伍的綜合素質(zhì)和行政執(zhí)法隊伍的執(zhí)法水平。

一、行政處罰決定書應(yīng)一律使用A4型紙

行政處罰決定書乃至包括行政執(zhí)法所有的法律文書，首先應(yīng)當屬于公文的范疇。如屬公文，就應(yīng)該首先符合公文的標準。而且這個標準還是國家標準。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布的GB/T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準以替代GB/T9704—1988國家標準。新標準自2000年1月1日起實施。國標規(guī)定，公文用紙幅面規(guī)格為A4型紙，其成品幅面尺寸為210mmx297mm。公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm,訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心為156x225mm(不含頁碼)。未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。正-文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字;雙面印制;公文正-文在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格;數(shù)字、年份不能回行。公文如有附件，在正-文下空一行左空2字用3號仿宋字體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1、xxxx”);附件名稱后不加標點符號。成文時間用漢字將年、月、日標全;“零”寫成“○”。單一機關(guān)制發(fā)的公文(行政處罰決定書屬單一機關(guān)制發(fā))在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正-文2mm—4mm，，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。特殊情況當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正-文同處一面，不得采取標識“此頁無正-文”的方法解決。以上所述標準均適用于行政處罰決定書的制作。

僅就行政處罰決定書的版面尺寸而言，筆者見過多規(guī)格的預定格式。以水行政處罰決定書為例，一種是8K型紙雙聯(lián)頁，中縫處對折裁斷，正-文送當事人，另一半為存根聯(lián)存檔備查。第二種是16K紙單幅預定格式，版面尺寸為196mmx270mm。第三種是16K紙雙聯(lián)頁，中縫對折，送達當事人的處罰決定書正本為32K型紙僅手掌般大小了。還有第四種書簽式更袖珍，16K型紙三聯(lián)頁，送達當事人的處罰決定書正本僅為16K紙的三分之一，版面尺寸只有90mmx196mm。真可謂隨心所欲五花八門。不統(tǒng)一，不規(guī)范，也不嚴肅。書簽般大小的一頁小紙片兒，就責令企業(yè)停產(chǎn)停業(yè)?!就處一萬元以上十萬元以下罰款?!確實有點滑稽的了。

行政處罰決定書包括整個行政執(zhí)法過程中所有的法律文書幅面規(guī)格都應(yīng)統(tǒng)一采用A4型紙。這是維護行政執(zhí)法嚴肅性的需要，是規(guī)范行政執(zhí)法行為的需要，是統(tǒng)一行政執(zhí)法文書及其規(guī)范化的需要，也是規(guī)范行政執(zhí)法文書檔案管理的需要。

二、行政處罰決定書眉首標識規(guī)則

GB/T9704—1999國家標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心為156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

行政處罰決定書應(yīng)屬公文中的特定格式。首頁不設(shè)紅色反線，可統(tǒng)一規(guī)定設(shè)黑色反線。發(fā)文機關(guān)標識和發(fā)文字號為眉首，還應(yīng)加上正本、副本標識。

筆者見過的違反水法規(guī)行政處罰決定書之眉首也是五花八門的。首先是無發(fā)文機關(guān)標識，不看印章就不會知道作出該行政處罰決定的是哪一個行政機關(guān)。其次是文種格式標識既不統(tǒng)一，也不規(guī)范。有的稱《水事違法案件行政處罰決定書》;有的稱《違反水法規(guī)行政處罰決定通知書》;也有稱《水事違法案件行政處罰通知書》。發(fā)文字號有“x水行決字(xx)第xx號”，有“xx字(xx)第xx號”，也有“水罰字第xx號”。

GB/T9704—1999國家標準規(guī)定，公文的發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號(字的大小)由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mmx15mm。行政處罰決定書是公文的特定格式。發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)由作出該行政處罰決定的行政機關(guān)名稱后加“行政處罰決定書”組成。但不可用紅色標識(只能用黑色標識)。如“xxx水利局行政處罰決定書”。一目了然，“xxx水利局”是作出該行政處罰決定的行政機關(guān);既是“水利局”作出的當屬水事違法案件行政處罰決定書。

GB/T9704—1999國家標準規(guī)定，機關(guān)公文發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。據(jù)此，行政處罰決定書發(fā)文字號也當由作出該行政處罰決定的行政機關(guān)代字、年份和序號組成。參照國標規(guī)定，發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居右空1字排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應(yīng)標全稱，用六角括號“[]”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。要作統(tǒng)一規(guī)定的是作出行政處罰決定之行政機關(guān)的“代字”。假以《湖北省水利廳行政處罰決定書》為例，設(shè)定字號為“鄂水行字[2003]1號”。“鄂”代表行政區(qū)劃和行政職級，“水行”代表水行政主管部門或水行政執(zhí)法，“罰”字代表處罰決定。是“罰”的決定，當用“罰”而不可用“決”。“決”有“處決”、“判決”的聯(lián)想，真讓人有點不寒而栗。發(fā)文字號之下4mm處可印一條與版心等寬的黑色反線。

行政處罰決定書屬法律文書，行文當不可用復印件。這里要討論的是行政處罰決定書的份數(shù)。1份當主送當事人;歸檔要求2份;辦案機關(guān)備查2份;屬重大案件的要報上級主管機關(guān)備案2份;還有移送管轄或指定管轄的又得2份;當事人提起行政復議的，要提交復議機關(guān)1份;提起行政訴訟的，要提交人民法院1份;最后申請法院強制執(zhí)行的，也要提交人民法院1份;有罰款決定的，還得提交給罰沒收入管理機關(guān)1份。以上共計需12份。印數(shù)多了，似乎又不嚴肅了。所以，送達當事人的與其他用途的應(yīng)有區(qū)別，這就應(yīng)加上正本、副本標識。推薦使用小標宋體字，字號為22mmx15mm。用藍色標識。置于首頁黑色反線下版心的右上角。送達當事人的為正本，其余為副本。以加蓋印戳的方式完成。

三、行政處罰決定書正-文內(nèi)容的探討

行政處罰決定書無標題。黑色反線下空2行，左側(cè)空2字開始標識當事人姓名或者名稱即為正-文部分。主體部分制例已在綜述GB/T9704—1999國家標準時作了介紹，下面僅就主體部分正-文內(nèi)容進行探討。

《中華人民共和國行政處罰法》第三十四條規(guī)定，“執(zhí)法人員當場作出行政處罰決定，應(yīng)當向當事人出示執(zhí)法證件，填寫預定格式、編有號碼的行政處罰決定書。”可見，預定格式的行政處罰決定書只適用于簡易程序。《中華人民共和國行政處罰法》第三十九條規(guī)定，“行政機關(guān)依照本法第三十八條規(guī)定給予行政處罰，應(yīng)當制作行政處罰決定書。”這就是說，一般程序不適用填寫預定格式的行政處罰決定書，應(yīng)當制作行政處罰決定書。第三十九條還規(guī)定，行政處罰決定書應(yīng)當載明下列事項：(一)當事人的姓名或者名稱、地址;(二)違反法律、法規(guī)或者規(guī)章的事實和證據(jù);(三)行政處罰的種類和依據(jù);(四)行政處罰的履行方式和期限;(五)不服行政處罰決定，申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限;(六)作出行政處罰決定的行政機關(guān)名稱和作出決定的日期。很顯然這些就是行政處罰決定書正-文最基本的內(nèi)容。

當事人是自然人的，還應(yīng)標識當事人的性別、年齡、民族等基本情況，以確保行政處罰對象的準確無誤。事實和證據(jù)方面，要表述調(diào)查取證的方法、途徑及證據(jù)的來源，事實與證據(jù)是否經(jīng)過質(zhì)證，當事人是否明確表示認可等情況。行政機關(guān)在作出行政處罰決定之前，是否告知當事人作出行政處罰決定的事實、理由及依據(jù)，是否告知當事人依法享有的權(quán)利，包括當事人有權(quán)進行陳述和申辯。行政機關(guān)是否充分聽取了當事人的意見，對當事人提出的事實、理由和證據(jù)是否進行了復核;當事人提出的事實、理由或者證據(jù)是否成立，成立的是否采納等。對情節(jié)復雜或者重大違法行為給予較重的行政處罰，行政機關(guān)是否集體討論決定。行政機關(guān)作出責令停產(chǎn)停業(yè)、吊銷許可證或者執(zhí)照、較大數(shù)額罰款等行政處罰決定之前，是否告知當事人有要求舉行聽證的權(quán)利;當事人要求聽證的，行政機關(guān)是否組織了聽證，包括組織聽證的情況等。這些都應(yīng)作為行政處罰決定書正-文的內(nèi)容寫進行政處罰決定書中去。也應(yīng)當說，這些內(nèi)容都是行政處罰決定書不可缺少的內(nèi)容。行政處罰決定書的規(guī)范制作，就是對本案再進行一次全面審查的過程;特別是程序方面的最后把關(guān)。行政處罰決定書的制作，也就是對自立案到作出行政處罰決定整個辦案過程的總結(jié)。其目的就在于確保調(diào)查取證的全面、客觀和公正，確保依法行政，確保實施行政處罰的公平、公開、公正，確保程序合法。

四、行政處罰決定書的版記、頁碼

行政處罰決定書的版記無主題詞。印發(fā)份數(shù)占1行位置，印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間占1行位置。均用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記應(yīng)置于行政處罰決定書最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

頁碼用4號半角白體細阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。