失效日期：2001-1-1

　　第一章　總　則

　　第二章　公文種類

　　第三章　公文格式

　　第四章　行文規(guī)則

　　第五章　公文辦理

　　第六章　公文立卷、歸檔和銷毀

　　第七章　附　則

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

　　現(xiàn)將修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》發(fā)給你們，自一九九四年一月一日起施行。

第一章　總　則

　　第一條　為使國(guó)家行政機(jī)關(guān)（以下簡(jiǎn)稱行政機(jī)關(guān)）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，制定本辦法。

　　第二條　行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

　　第三條　各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。

　　第四條　各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。

　　第五條　各級(jí)行政機(jī)關(guān)要發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。行文要少而精、注重效用。

　　第六條　公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　第七條　各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，應(yīng)貫徹“黨政分開”的原則。

　　第八條　在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全。

　　第二章　公文種類

　　第九條　行政機(jī)關(guān)的公文種類主要包括：

　　（一）命令（令）

　　適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

　　（二）議案

　　適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

　　（三）決定

　　適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。

　　（四）指示

　　適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。

　　（五）公告、通告

　　“公告”適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

　　“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

　　（六）通知

　　適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。

　　（七）通報(bào)

　　適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

　　（八）報(bào)告

　　適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

　　（九）請(qǐng)示

　　適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

　　（十）批復(fù)

　　適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　（十一）函

　　適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

　　（十二）會(huì)議紀(jì)要

　　適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

　　第三章　公文格式

　　第十條　公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。

　　（一）發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。

　　（二）秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。

　　（三）緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”；緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。

　　（四）發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

　　（五）上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。

　　（六）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　　（七）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

　　（八）公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

　　（九）成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

　　（十）文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞；上報(bào)的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

　　（十一）文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。

　　第十一條　公文用紙一般為16開型（長(zhǎng)260毫米、寬184毫米）；也可以采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米、寬210毫米）。左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。

　　第四章　行文規(guī)則

　　第十二條　各級(jí)行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

　　第十三條　政府各部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級(jí)政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，也可以根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級(jí)政府行文。

　　第十四條　向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　第十五條　部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

　　第十六條　同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府及其部門與同級(jí)黨委、軍隊(duì)機(jī)關(guān)及其部門可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

　　聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。

　　第十七條　各級(jí)行政機(jī)關(guān)一般不得越級(jí)請(qǐng)示。因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　第十八條　“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

　　第十九條　“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　第二十條　受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　第二十一條　經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。同時(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，供存檔備查。

　　第五章　公文辦理

　　第二十二條　公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　第二十三條　需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。

　　第二十四條　承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

　　第二十五條　凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會(huì)簽。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。

　　第二十六條　屬于部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文或者幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后，也可以由部門發(fā)文，文中可以注明經(jīng)政府同意。屬于要求解決的具體問題，應(yīng)當(dāng)按照部門職權(quán)范圍直接報(bào)送有關(guān)主管部門處理。

　　第二十七條　送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。

　　第二十八條　草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　　（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行，并加以說明。

　　（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

　　（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

　　（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

　　（五）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

　　（六）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。

　　第二十九條　公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

　　第三十條　公文由本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，有的公文可由秘書長(zhǎng)或辦公廳（室）主任簽發(fā)。

　　第三十一條　審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。

　　第三十二條　草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。

　　第三十三條　公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商、會(huì)簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。

　　第三十四條　上報(bào)的公文，如不符合本辦法第十七條、第十八條、第二十五條和第二十八條第一項(xiàng)的規(guī)定，上級(jí)機(jī)關(guān)的文秘部門可退回呈報(bào)單位。

　　第三十五條　上級(jí)行政機(jī)關(guān)的秘密公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)下一級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。

　　第三十六條　傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

　　第六章　公文立卷、歸檔和銷毀

　　第三十七條　公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷。

　　第三十八條　公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于保管和利用。

　　第三十九條　聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。

　　第四十條　公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。

　　第四十一條　案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　　第四十二條　沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第七章　附　則

　　第四十三條　行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)行政法規(guī)處理。外事方面的公文處理辦法，由外交部依照本辦法另行制定。

　　第四十四條　本辦法由國(guó)務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第四十五條　本辦法自一九九四年一月一日起施行，其他有關(guān)行政機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。