公證員一般是應(yīng)公司董事會的申請參加股東大會的。但由于公證機(jī)構(gòu)的特殊地位以及公證書的特殊法律效力，公證員不僅可以取得公司、董事的信任，同時(shí)也能夠贏得股東的信賴。

公證機(jī)構(gòu)是代表國家行使證明權(quán)的特殊的權(quán)利維護(hù)組織1.一般來講，國家保護(hù)民事主體的權(quán)益主要通過兩種途徑，一是訴訟，一是非訴訟。公證是非訴訟方式中一種重要的保護(hù)民事權(quán)益的途徑。它在民事主體的權(quán)益尚未受到損害時(shí)，通過證明等方法預(yù)防權(quán)益損害及糾紛的發(fā)生。事實(shí)上，公證機(jī)構(gòu)為法律行為、有法律意義的事實(shí)、文書的真實(shí)性、合法性提供證明的過程就是對民事活動的真實(shí)性、合法性予以審查監(jiān)督的過程。簡言之，公證活動的宗旨在于保障民事主體切實(shí)行使應(yīng)當(dāng)享有的權(quán)利，并以法律規(guī)定的方式、程序確認(rèn)這種權(quán)利。正因?yàn)楣C機(jī)構(gòu)特殊的法律地位，公證機(jī)構(gòu)出具的公證書相應(yīng)具有了特殊的法律效力。

基于上述原因，公證機(jī)構(gòu)和公證員在其提供證明等法律服務(wù)的活動中當(dāng)然地?fù)碛幸环N超然中立的法律地位。這在股東大會公證中也不例外。公證員在股東大會公證中秉承其獨(dú)立性及中立性原則，以現(xiàn)行有效的法律、法規(guī)為依據(jù)，平等地對待和保障公司、董事和股東的權(quán)益，從而保障法律得以實(shí)施、社會公正得以實(shí)現(xiàn)。公證員同時(shí)對事實(shí)負(fù)責(zé)，即公證員出具公證書的基礎(chǔ)是客觀存在或發(fā)生的事實(shí)，而不僅是當(dāng)事人的陳述或解釋。中立、客觀的角色定位決定了公證員在股東大會中的作用。公證員通過會前審查，現(xiàn)場監(jiān)督股東大會的全過程，對股東大會到會人數(shù)、參會股東持有的股份數(shù)額、授權(quán)委托書、每一表決事項(xiàng)的表決結(jié)果、會議記錄、會議程序等事項(xiàng)進(jìn)行審查監(jiān)督，從而確認(rèn)其合法有效性。一方面，公證員的事先審查和現(xiàn)場監(jiān)督可以保證股東大會按照董事會預(yù)先制定的會議議程進(jìn)行，保障董事和公司的利益。因?yàn)楣C書向股東及社會公眾進(jìn)一步證明了股東大會及其決議的合法性、有效性，而這正是董事和公司所需要和期望的。另一方面，按既定的議程進(jìn)行表明股東大會可以按照股東預(yù)先被告知的方式召開，保障了股東的“知情權(quán)”，同時(shí)合法的股東大會程序及有效的表決決議亦是股東權(quán)利實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。股東在股東大會中最重要的權(quán)利就是投票表決權(quán)。程序合法、內(nèi)容合法的股東大會為股東投票表決權(quán)的行使提供客觀的外部條件，股東自身身份或委托代理人身份的合法有效為其投票表決權(quán)的行使提供內(nèi)部保障。此二者均可通過公證員的介入和審查得以實(shí)現(xiàn)。

股東大會公證之程序

（一）公證員介入股東大會的時(shí)間

筆者認(rèn)為公證員介入股東大會的最佳時(shí)間是股東大會的準(zhǔn)備期間。若公司董事會決定在召開股東大會時(shí)聘請公證員參加，董事會即應(yīng)在發(fā)布召開股東大會通知后，股東登記確認(rèn)股權(quán)之前申請公證。這樣公證員可以擁有相對充分的時(shí)間審查有關(guān)材料。

公證機(jī)構(gòu)在受理申請后，首先要審查股東大會的召開是否具有合法性。股東大會分為年度股東大會和臨時(shí)股東大會。年度股東大會每年1次，應(yīng)于上一個(gè)會計(jì)年度結(jié)束后的6個(gè)月內(nèi)舉行。臨時(shí)股東大會可由董事會決定召開或由單獨(dú)或者合并持有公司有表決權(quán)數(shù)10%以上的股東或監(jiān)事會提議召開，當(dāng)出現(xiàn)特殊情形時(shí)，公司必須召開臨時(shí)股東大會2.公司召開股東大會，董事會應(yīng)當(dāng)在會議召開30日以前以公告的方式通知各股東。公證員要審查董事會是否按照《公司法》和證監(jiān)會的有關(guān)規(guī)定發(fā)布公告，公告內(nèi)容是否完備3.根據(jù)公告的股權(quán)登記日，公證員現(xiàn)場監(jiān)督，審查前來登記股權(quán)的人是否具有合法有效的股東身份、代理人是否具有相應(yīng)的代理權(quán)4.從而為以后表決票的合法有效性奠定基礎(chǔ)。之后，董事會對合法有效的股東和代理人發(fā)出正式的會議通知。股東和代理人憑會議通知領(lǐng)取表決票。上述事宜必須在董事會發(fā)出會議通知之前做好，因此，公證員最好在董事會發(fā)布召開股東大會通知后、股東登記確認(rèn)股權(quán)之前介入到股東大會的準(zhǔn)備工作中來。