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企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中常常會(huì)有各種采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售協(xié)議,合同的內(nèi)容比較廣泛,需要規(guī)范的管理。合同的管理可以有效促進(jìn)合同規(guī)范成立,監(jiān)督合同當(dāng)事人對(duì)合同條款的履行。今天小編為大家介紹合同管理的業(yè)務(wù)流程的主要環(huán)節(jié)。
合同管理的業(yè)務(wù)流程的主要環(huán)節(jié)
(一)合同依據(jù)
1、合同主辦部門應(yīng)在本部門職責(zé)范圍和權(quán)限內(nèi)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃訂立合同。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃包括但不限于物資采購(gòu)計(jì)劃、產(chǎn)品銷售計(jì)劃、大中小修計(jì)劃等。
(二)資信調(diào)查
1、合同主辦部門應(yīng)當(dāng)審查(或者配合內(nèi)部資信管理部門審查)擬簽約對(duì)象的主體資格、資信情況及履約能力等,進(jìn)行綜合分析論證,合理選擇簽約對(duì)象,必要時(shí)可提請(qǐng)相關(guān)部門予以協(xié)助。
(三)文本選擇
1、簽訂合同時(shí),應(yīng)首選使用法律事務(wù)部頒布的合同示范文本;其次,使用對(duì)方在法律事務(wù)部頒布的合同示范文本基礎(chǔ)上修改形成的合同文本;再次,使用雙方共同擬訂的文本;第四,使用對(duì)方合同文本。
(四)合同會(huì)簽及審批
1、合同主辦部門根據(jù)合同的性質(zhì)、種類、關(guān)聯(lián)程度等確定合同會(huì)簽部門,會(huì)簽部門一般包括業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門、法律事務(wù)部門等。
2、合同會(huì)簽的表現(xiàn)形式為《合同會(huì)簽審批表》。各會(huì)簽部門根據(jù)職責(zé)分工對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行審查,在《合同會(huì)簽審批表》上發(fā)表會(huì)簽意見。分(子)公司可采取業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)等電子形式,進(jìn)行合同審批工作,其審批流程設(shè)計(jì)應(yīng)滿足本合同會(huì)簽流程的要求。會(huì)簽部門有不同意見的,合同主辦部門應(yīng)主動(dòng)與會(huì)簽單位協(xié)商,取得一致意見;無法取得一致意見的,列出各方的理?yè)?jù),按規(guī)定權(quán)限報(bào)批。
3、履行完會(huì)簽程序的合同,按規(guī)定權(quán)限審批。
(五)文本審核
合同簽署前,文本必須經(jīng)過合同管理員審核。
1、下列合同文本由合同主辦部門兼職合同管理員審核:
(1)使用法律事務(wù)部頒布的合同示范文本簽訂合同的;
(2)使用在法律事務(wù)部頒布的合同示范文本上做非實(shí)質(zhì)性修改的文本簽訂合同的。該審核應(yīng)該在合同會(huì)簽前完成。
2、下列合同文本由法律事務(wù)部門專職合同管理員審核:
(1)使用在法律事務(wù)部頒布的合同示范文本上做實(shí)質(zhì)性修改的文本簽訂合同的;
(2)雙方共同擬訂的文本;
(3)使用對(duì)方合同文本簽訂合同的。該審核前,合同文本必須經(jīng)過其他相關(guān)部門會(huì)簽。
3、法律事務(wù)部門專職合同管理員以出具法律意見書作為表達(dá)修改意見的形式,法律意見書由法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
(六)合同編號(hào)
1、合同文本經(jīng)過法律審核后,合同主辦部門的兼職合同管理員應(yīng)當(dāng)在合同簽署前按照《某有限公司合同事務(wù)管理辦法》有關(guān)規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)。由法律事務(wù)部門的專職合同管理員審查的合同應(yīng)由專職合同管理員登記編號(hào)。
(七)合同簽署
1、除法定代表人外,簽約人應(yīng)當(dāng)持有授權(quán)委托書,在授權(quán)委托范圍內(nèi)簽訂合同。簽約人在沒有獲得授權(quán)委托書前,不得對(duì)外簽訂合同。
2、授權(quán)簽約人應(yīng)按照《某有限公司授權(quán)委托管理辦法》相關(guān)規(guī)定辦理授權(quán)委托手續(xù),未經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)不得轉(zhuǎn)委托。
(八)合同蓋章
1、合同簽署后,合同主辦部門應(yīng)當(dāng)按照《某有限公司合同事務(wù)管理辦法》有關(guān)規(guī)定申請(qǐng)加蓋合同專用章。蓋章時(shí),合同主辦部門須同時(shí)出示《合同會(huì)簽審批一般合同管理業(yè)務(wù)流程2010年表》和相應(yīng)授權(quán)委托書。2、除股份公司高級(jí)管理人員所簽署的合同可以加蓋行政印章并到法律事務(wù)部備案登記外,一律使用合同專用章。合同超過一頁(yè)的應(yīng)加蓋騎縫章。
3、合同專用章由法律事務(wù)部門統(tǒng)一管理和使用。合同經(jīng)編號(hào)、會(huì)簽、審批及授權(quán)簽約人簽署后,方可加蓋合同專用章,并建立合同專用章使用登記本。合同專用章使用后,應(yīng)當(dāng)立即收回并妥善保管。
(九)合同履行
1、合同履行過程中發(fā)生對(duì)方違約、履行不能等異常情況時(shí),合同主辦部門應(yīng)及時(shí)通知法律事務(wù)部門并積極配合專職合同管理員處理。
2、合同履行過程中發(fā)生合同糾紛的,參照股份公司《某有限公司法律糾紛管理暫行辦法》及其實(shí)施細(xì)則處理。
(十)合同終結(jié)
1、合同履行完畢后,合同主辦單位應(yīng)向?qū)!⒓媛毢贤芾韱T申請(qǐng)辦理銷號(hào)手續(xù),實(shí)行合同全過程的閉環(huán)管理。
(十一)合同臺(tái)賬和報(bào)表
1、合同主辦部門及法律事務(wù)部門均應(yīng)建立合同管理臺(tái)賬。
合同管理臺(tái)賬的主要內(nèi)容應(yīng)該包括:合同編號(hào)、合同名稱、標(biāo)的名稱、合同類別、合同金額、履行期限、我方承辦單位、我方簽約代表、對(duì)方名稱、對(duì)方簽約代表、合同文本份數(shù)、招標(biāo)議標(biāo)及談判情況、合同審查情況、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、履行情況、終結(jié)情況、備注等。
2、分(子)公司每年一月底前將上年度的合同報(bào)表上報(bào)法律事務(wù)部。
(十二)例外
1、合同主辦部門簽訂重大合同的,按《某有限公司合同管理實(shí)施細(xì)則》報(bào)股份公司主管部門按規(guī)定程序辦理。
(十三)合同檢查
1、 分(子)公司應(yīng)當(dāng)建立合同監(jiān)督檢查制度。分(子)公司應(yīng)在每年一季度組織一次對(duì)上年度的內(nèi)部自查,并對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。自查結(jié)果和整改情況應(yīng)當(dāng)形成書面報(bào)告在檢查結(jié)束后十五個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)法律事務(wù)部。法律事務(wù)部根據(jù)需要對(duì)部分企業(yè)進(jìn)行抽查。
這些環(huán)節(jié)緊密相連,對(duì)合同管理提出了規(guī)范的要求,同時(shí)也明確了合同管理部門的職責(zé)。每一個(gè)環(huán)節(jié)都是必不可少的,加大對(duì)合同的監(jiān)督管理,才能有效維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益,完善市場(chǎng)管理制度,更多相關(guān)問題您可以咨詢律霸咸陽(yáng)律師。
合同管理制度及流程
合同管理辦法有哪些內(nèi)容?有什么意義?
合同管理流程最終環(huán)節(jié)是什么?
該內(nèi)容對(duì)我有幫助 贊一個(gè)
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