一、第一責任人
1、公司任何部門的工作人員,凡第一個接到消費者(客戶)對公司產品質量、服務質量反映情況或投訴的,稱為第一責任人。
2、第一責任人是部門員工,在接待或接聽投訴時,應記錄投訴者的姓名、家庭地址、聯系電話和所購買產品的名稱、數量、購買地址等,記錄后及時向部門負責人反映。
3、第一責任人是部門負責人,在接待或接聽投訴時,應直接填寫“客戶投訴登記表”后,及時將投訴表送交辦公室。
二、投訴處理程序
1、公司成立產品質量投訴處理小組,由質管部、生產部、銷售片區負責人組成。必要時有關部門負責人參與處理。
2、分工:由質管部、生產部、銷售片區負責人負責投訴處理日常工作,督導負責登記表的發放、回收和召集處理小組成員工作。
3、處理程序:在收到“客戶投訴登記表”后,應在2小時內召集處理小組成員,介紹投訴情況,初步擬出解決方案和辦法,派人員處理。
4、公司產品質量投訴處理小組在接到消費者(客戶)投訴之時起,1小時以內必須與消費者接觸。當天能處理的必須當天處理好。
5、如遇節假日,處理投訴的,由生產部和銷售片區負責人一同處理。
6、客戶日常反映的產品質量問題如產品發滑、過潮等,有生產部負責解釋和答復。
三、處理權限
1、公司產品質量投訴小組成員,在處理消費者(客戶)投訴過程中,要分析產品質量產生原因,并要堅持原則,兼顧公司和消費者利益,態度和氣,以利服人。
2、在處理投訴中,銷售片區負責人當場能處理的解決的,則當場處理解決掉。銷售片區責任人的最高處理權限在100元以內。
3、當場不能解決或投訴賠償要求超過100元的,銷售片區責任人填寫“客戶投訴登記表”交由處理小組前往處理;
4、處理小組成員前往處理投訴時,至少有2人以上一同處理。
5、投訴處理分為:賠禮道歉、贈送公司產品、賠償一定數量的金額。如消費者提出賠償要求超過合理范圍的,則由上級有關部門處理。
6、在處理投訴事件結束后,要填寫“客戶投訴登記表”,憑登記表向公司報銷賠償金額。
四、責任和處罰
凡第一責任人接待或接聽到消費者(客戶)投訴后,應在第一時間記錄、轉告,由于疏忽漏報造成公司處理被動的,處予50-100元罰款。
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