由于外資企業對中國法律政策等環境的陌生,一個優秀的法律顧問對外資企業的經營運作較于國內企業發揮著更大的作用。作為外資企業的法律顧問,概括而言,具備需要至少兩大方面的條件:一是扎實的法律業務能力;二是能與客戶進行充分地溝通交流。作為多家外資企業的常年法律顧問,在平時的工作中積累了一些經驗,在此想與大家共享與討論:
一、樹立品牌形象,提高自身知名度
首先律師事務所的對外宣傳和形象設計是相輔相成、不可分割的。為更好地開展法律顧問業務,律師事務所應當在宣傳工作中有意識的突出此項業務對企事業單位乃至個人的重要性,并闡明本所在這一領域的業務狀況和業務水平。作為外資企業法律顧問,一份雙語的律師事務所簡介、律師服務方式等是必不可少的推薦資料。通常容易被忽視的一點是,其實律師辦好委托事務是最好的自我宣傳。在辦理委托事務的過程中,律師的工作作風、執業態度、業務水平都被委托人看在眼里,記在心里。在長期執業的日積月累中,社會上便會逐漸形成對律師的評價,這種好或不好的評價將會直接影響到律師日后的業務發展。筆者現在擔任近二十家外資企業的常年法律顧問,其中百分之六十的法律顧問單位是依靠老客戶推薦而建立業務關系的。
二、辦好首件法律事務
為了能夠樹立良好的業務形象,得到聘方的重視,并能在顧問工作中有所作為,律師必須十分出色地完成聘方所交付的第一件任務。而想要辦好這第一件案子,最重要的就是選擇好辦理的內容和角度。第一,可以建議聘方盡快解決客戶客觀存在的隱患型問題,給聘方留下積極上進的良好印象。第二,只去做顧問律師目前力所能及的事情,以防弄巧成拙。在法律顧問工作的初始階段,為聘方解決幾個關鍵問題,不僅給自己增強了信心,還能獲得聘方的信任。這對于顧問律師開創顧問工作新局面不無裨益。
三、勤于聯系、加強溝通
要使顧問工作持續發揮作用,除了及時完成聘請人委托處理的事務外,還需平時加強與聘請人的聯系與溝通。平時注意了解客戶的行業。通曉客戶的術語、立場與策略,看出并分析客戶行業所面臨的特殊問題,預測與了解客戶的目標與其輕重緩急,成為企業經營過程中法律風險防范的當家人。
四、發掘潛在的法律事務
律師應當主動介入,發掘聘方潛在的法律事務,并及時提出律師意見,從而使律師作用得到最大程度的體現。發掘潛在的法律事務可以從以下幾個方面入手:第一,審查、清理合同;第二,幫助建立各項規章制度;第三,清理聘方債權債務;第四,進行法制宣傳教育;第五,提供法律、經濟信息。顧問律師從事以上服務需要分門歸類,建立服務檔案,以便跟蹤服務,同時應當避免做虎頭蛇尾、淺嘗輒止的表面文章。此外,律師在發掘潛在法律事務的時候,還應當尊重聘請人本身的意見,而不應擅作主張,專行獨斷,尤其涉及聘請人不愿公開的內部事務,律師則應當主動回避。
五、顧問服務有形化
企業在日常經營過程中,時不時會遇到一些法律上的問題,公司設立、清算破產、審查合同、勞工糾紛等等大小問題均會咨詢法律顧問。筆者認為,企業與法律顧問之間,除非緊急事宜,應盡量通過信函、傳真、或電子郵件的方式來溝通。如此一來,一年顧問合同期滿,雙方均可清楚知曉法律顧問的工作量有多大,企業一方有哪些問題是重復問的,有哪些問題是未徹底解決的,大量的問題到底出在哪些部門。然后有針對性地組織相關培訓,集中處理或形成書面文件,會更有效率一些。另外,作為外資企業的常年法律顧問,每到年終都要及時向企業領導層就本年度提供的法律服務寫一份年終工作報告。而這份年終工作報告,應當盡量具體翔實,而不是泛泛而談。這就需要我們在平時的工作中堅持寫工作日志,記錄工作內容和時間。這樣的年終工作報告,才具有說服力。
六、使企業重要規章制度成為企業的“法律”
企業的章程,為企業的“憲法”,股東及高管人員均需遵守。而企業的規章制度,則是企業的“法律”,員工均需遵守。根據我國法律法規規定,企業的規章制度,必須符合三個要件,包括以民主程序制定,不違法以及向員工明確告知。如缺乏其中之一,往往不能被認定對員工具有約束力。因此,如何才能使制度符合上述三要件,則是企業法律顧問需要解決的問題。
七、與所內其他專業部門加強合作
法律調整的范圍十分廣泛。我們的客戶來自于各行各業,而我們不可能對所有行業以及相關法律業務都十分精通。所以,在我們無法確信能夠給客戶十分專業準確的答復時,我們應當尋求和其他專業部門的合作。這樣,通過律所內部團隊的合作,不僅能夠給客戶提供十分專業的服務,而且能夠提升客戶對本律師事務所團隊精神的認可。比如有的客戶需要在中國投資建廠房,對于建筑方面的專業法律問題,我們會考慮與房地產部門合作。僅2006年一年,因涉及不同的專業,我們與七個部門進行了不同程度的合作,獲得了客戶的贊譽。
八、了解外資企業特有文化
作為外資企業的法律顧問,經常和企業的高級管理人員接觸,而這些高級管理人員大多是外國人,因此我們需要盡可能地用外國語言與他們進行交流。在工作過程中,我也深深地感到語言的學習是一個漸近的過程,從開始的簡單對話到深入地探討法律問題是需要終生的學習。在工作之余與客戶的交流中,一定的口語水平也是必須具備的。平時可以多從網上或書籍上了解客戶本國的風土人情。有助于建立與客戶的良好的友誼。此外,外資企業都有一套本國的企業管理文化。作為中國的律師,需要對此進行主動了解。比方說,日資企業比較注重細節和禮儀。所以在給日資企業提供法律服務時,對于法律的文本格式、語言的措詞必須十分仔細審查。盡可能避免因一些細節上的問題而影響了在客戶心目中的印象。
仁者見仁、智者見智,不同的企業對法律顧問有不同的要求。上述各項僅是本人在從事外企法律顧問工作中的切身體會,希望能夠對年輕律師從事法律顧問工作有所啟示。
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