2。待收物料
物料管理收貨人員收到采購(gòu)部轉(zhuǎn)來(lái)的已批準(zhǔn)的“采購(gòu)訂單”時(shí),應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商、物料類別、交貨期等進(jìn)行整理歸檔,并在發(fā)貨前安排好存放地點(diǎn),方便收料操作3
(1)內(nèi)部采購(gòu)和收料
① 材料進(jìn)廠后,收料人員必須根據(jù)“采購(gòu)訂單”內(nèi)容核對(duì)供應(yīng)商發(fā)出的材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單、發(fā)票,然后在“請(qǐng)購(gòu)單”中填寫到貨日期和實(shí)際數(shù)量,進(jìn)行收料處理
② 發(fā)現(xiàn)交付的物資與“采購(gòu)訂單”批準(zhǔn)的內(nèi)容不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部處理,并通知主管。原則上不接受“采購(gòu)訂單”中未批準(zhǔn)的材料。采購(gòu)部要求接收該批物料時(shí),收料員應(yīng)通知主管,在文件上注明實(shí)際收料情況,并會(huì)簽采購(gòu)部① 材料進(jìn)廠后,材料管理和收貨人員應(yīng)立即會(huì)同檢驗(yàn)單位按“裝箱單”和“采購(gòu)訂單”開箱,核對(duì)材料名稱、規(guī)格、數(shù)量,并在“采購(gòu)訂單”中填寫到貨日期和實(shí)際數(shù)量(2)開箱后,如發(fā)現(xiàn)所裝材料與“裝箱單”或“采購(gòu)訂單”中記錄的內(nèi)容不符,通知經(jīng)辦人員和采購(gòu)部門處理(3)如發(fā)生翻車,裝載物損壞、變質(zhì)、受潮等異常情況,經(jīng)初步計(jì)算損失在5000元(含)以上的,收料人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員聯(lián)系公證處辦理公證或通知代理人處理,并盡可能保持異常狀態(tài),以便于公證操作,實(shí)際數(shù)量用于領(lǐng)料,經(jīng)公證或代理人確認(rèn)后,在“采購(gòu)訂單”上注明丟失數(shù)量和情況,物資管理收貨人員開具“索賠處理單”交主管審核后,交會(huì)計(jì)部、采購(gòu)部對(duì)來(lái)料檢驗(yàn)進(jìn)行監(jiān)督,貨物外包裝上必須粘貼材料標(biāo)簽,詳細(xì)注明材料編號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期。材料應(yīng)與檢驗(yàn)材料分開存放,并規(guī)劃“等候區(qū)”作為區(qū)分。收貨人員收貨后,將每日收到的物料匯總,填寫“采購(gòu)日?qǐng)?bào)表”作為記錄銷售清單的依據(jù),如發(fā)貨數(shù)量超過(guò)“訂貨數(shù)量”,則予以退貨,但這是銷售的慣例。按重量或長(zhǎng)度計(jì)算的材料交貨數(shù)量小于3%(含3%)時(shí),材料管理部在收貨時(shí)應(yīng)在備注欄注明交貨數(shù)量,只有得到采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人(如科長(zhǎng))的批準(zhǔn),才能接收材料并通知采購(gòu)人員。短交叉處理
當(dāng)交貨數(shù)量未達(dá)到訂單數(shù)量時(shí),應(yīng)采用補(bǔ)貨原則,但經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人(如科長(zhǎng))批準(zhǔn),可避免補(bǔ)貨。當(dāng)緊急物資由生產(chǎn)廠家發(fā)貨時(shí),如果物資管理部門沒有收到“請(qǐng)購(gòu)單”,如需補(bǔ)貨,物資管理部門應(yīng)通知采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商處理,收料人員應(yīng)先向采購(gòu)部請(qǐng)示確認(rèn),然后按《收料操作規(guī)程》進(jìn)行收料,以便于材料檢驗(yàn)和收料的操作,質(zhì)量管理部應(yīng)及時(shí)將材料的重要性和特性通知使用部門和其他有關(guān)部門,并根據(jù)所需材料質(zhì)量制定《材料驗(yàn)收規(guī)范》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施,為了作為采購(gòu)和驗(yàn)收的依據(jù)
材料試驗(yàn)結(jié)果的處理(1)對(duì)于合格的材料,檢驗(yàn)員在外包裝上貼上檢驗(yàn)合格標(biāo)簽,以示區(qū)別,物資管理人員將合格品入庫(kù)(2)對(duì)不合格品,檢驗(yàn)人員應(yīng)在包裝上貼上標(biāo)簽,并在“材料檢驗(yàn)報(bào)告”上注明原因。主管采取對(duì)策,移交采購(gòu)部處理,并通知采購(gòu)單位,再發(fā)回物資管理部退貨。退貨操作
對(duì)于不合格物料的退貨,應(yīng)出具“材料交貨單”,并附上相關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告單”交主管簽字,然后將不合格物料交回
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