針對我行貸款文件現狀，為完善貸款法律手續，化解并防范風險，筆者在對我行貸款債權文書進行調研的基礎上，結合自己的實際工作經驗，根據《貸款通則》、《合同法》、《擔保法》、《土地管理法》、《城市房地產管理法》及總行相關規章制度，歸納總結了幾點建議，供大家參考。 　　一、注意核對借款合同與擔保合同的對應性 　　擔保合同（含保證合同、抵押合同和質押合同）從屬于借款合同，兩者應當具備一一對應關系。針對我行存在借款合同、擔保合同未編號或者編號完全一致，以及借款合同未填寫擔保合同編號（或填寫錯誤）或者擔保合同未指明借款合同編號（或指代錯誤）的問題，筆者認為對于未編號的合同應當編號管理；對于借款合同與擔保合同編號完全一致的，應盡量作出區分，以便于指代；對于借款合同未填寫擔保合同編號（或填寫錯誤）或者擔保合同未指明借款合同編號（或指代錯誤）的，應當及時填寫完整或糾正錯誤的填寫。 　　二、合同空白處及時填充完整 　　空白的借款合同、擔保合同不能作為我行實現債權、擔保權利的法律依據。針對我行普遍存在合同空白日后填寫的問題，筆者認為由于實際填寫日期可以鑒定出來，為杜絕此類爭端，維護我行合法權益，應當及時將合同的空白處補充完整，尤其是直接影響雙方當事人權利義務的合同空白處，比如借款用途、利率等。 　　三、簽章及簽章日期及時完善 　　除非依法律行政法規須辦理審批登記手續外，一般的借款合同、擔保合同均自雙方或多方當事人簽字蓋章之日起生效，對于簽章日期不一致的，自最后一方當事人簽章之日起生效。針對目前存在不加蓋我行公章或者只蓋公章不填寫日期，而于訴訟時補蓋公章或補填日期的問題，筆者認為由于此種做法可能會導致我行貸款債權失效的法律風險，因此對于未加蓋我行公章或者只蓋公章未填寫日期的合同，應當及時加蓋公章或者將蓋章日期填寫完整。 　　四、抵押物清單盡量完善 　　抵押物清單是確定抵押物效力及范圍的唯一有效依據。目前我行行抵押合同所附的抵押物清單存在清單未填寫抵押合同編號及抵押物清單填寫不細致或清單未加蓋登記機關公章的問題。抵押物清單未填寫抵押合同編號，不能證明該清單所列抵押物即為抵押合同所指的抵押物，抵押物清單填寫不細致，會對抵押物處分產生直接影響，抵押物清單未加蓋登記機關公章，不能依法確保抵押登記的效力。為核實抵押物及其抵押的效力，筆者認為我行對于抵押物清單未填寫抵押合同編號的，應當及時補充；對于清單填寫不細致的，應當及時完善；對于抵押物清單未蓋登記機關公章的，應當及時協商補蓋。 　五、不動產抵押及其抵押物清單填寫問題應引起重視 　　不動產是指土地及其地上定著物，我行實踐中遇到的不動產抵押物通常都是房屋、土地及在建工程，少數情況下也包括糧倉、恒溫庫、冷藏庫、溫室大棚等無產權證明的地上定著物。目前我行在辦理房地產抵押登記時，通常抵押物清單都沒有列出房屋占用范圍內的土地使用權及其權屬證明編號，對于房屋本身有時也沒有列出權屬證明編號；在辦理糧倉、大棚等無產權證明的地上定著物抵押時，通常都到工商局辦理抵押登記，且抵押物清單也未涉及土地使用權問題。雖然我國《擔保法》規定了房屋抵押時，其占用范圍內的土地使用權隨之抵押，但未規定是否須同時辦理登記。由于實踐中發生了房地產抵押未涉及土地使用權而土地使用權抵押部分被判無效的案例，為確保土地使用權隨之抵押的效力，各分支行對于房地產抵押物清單未列土地使用權及其權屬證明編號的，必須立即補充填寫完整，有條件的還必須補辦登記手續。由于房屋所有權編號與房屋是一一對應的，因此只有將房屋權屬證明編號填寫到抵押物清單中，才能最終確定抵押物。因此我行對于清單中未填寫房屋權屬證明編號的，應當及時補充。糧倉、恒溫庫、冷藏庫、溫室大棚等無產權權屬證明的地上定著物抵押，由于法律沒有規定其權屬管理機關及抵押登記機關，且大棚通常又坐落于集體土地之上，因此我行對于已經辦理的糧倉、恒溫庫、冷藏庫、溫室大棚等財產的貸款抵押，應及時收回全部貸款或者更換抵押物。 　　六、貸款催收通知單及其回執日期應及時填寫 　　貸款催收通知單及其回執是我行依法主張債權的證明，可以起到訴訟時效中斷的法律效果。為方便起見，各分支行通常都預先制作多份空白催收通知單及其回執，并要求借款人或保證人加蓋公章，而催收日期由我行自己隨意填寫。如我行的管理流程為借款人或保證人所知悉，并對催收日期提出異議請求鑒定，我行將會在訴訟中陷入不利境地。因此，我行對于擁有多份已加蓋公章的空白催收通知單及其回執的貸款，不能認為我行貸款已不可能超過訴訟時效，而應當轉變認識，及時催收，及時記載日期，及時加蓋公章。 　　七、糾正登記部門錯誤的抵押 　　我國《擔保法》規定，房地產抵押的登記部門由縣級以上的地方人民政府確定，而建設部的部門規章規定房地產抵押應當到房地產行政管理部門辦理登記。目前我行有些縣區支行的房地產抵押因歷史上當地地方政府規定房地產抵押的登記部門為工商行政管理部門（現在基本上已統一為房地產管理部門），而造成有的在工商局登記，有的在房地產行政管理部門登記。此外，對于抵押物（一般為最高額抵押）既有房屋，又有設備的，則各分支行一般只在工商局辦理抵押登記。關于房地產抵押在工商局登記的，我行應及時核實當地地方政府更改抵押登記部門為房地產管理部門的具體時間，如抵押登記時間在此時間之后的，應當重新到房地產管理部門補辦登記。對于財團抵押，由于《擔保法》及其司法解釋還沒明確規定登記方法，為防范風險，我行應就各種抵押物分別到相應部門辦理登記，尤其是財團中包括房地產的，必須同時到房地產管理部門辦理抵押登記，不能只到工商行政管理部門辦理抵押登記。 八、涉及劃撥土地使用權抵押手續的完善 　　劃撥土地使用權的處分權在各級地方人民政府，涉及劃撥土地使用權抵押的，市行曾下發《關于印發〈最高人民法院關于破產企業國有劃撥土地使用權應否列入破產財產等問題的批復〉的通知》（工銀大辦字[2003]247 號），要求依照該通知精神辦理。但目前個別分支行新辦理的涉及劃撥土地使用權抵押的，只辦理抵押登記手續，未取得具有審批權限的地方人民政府或土地行政管理部門的批準文件。為確保涉及劃撥土地使用權抵押的合法有效，我行對于2003年4月18日以后辦理的涉及劃撥土地使用權抵押的，必須在辦理抵押登記手續之外，同時取得具有審批權限的地方人民政府或土地行政管理部門的批準文件，否則不得辦理抵押手續。 　 ?