英文書信通常由下列五個部分組成:
A信頭(Heading)包括寫信人地址和寫信日期,通常寫在信箋的右上角。在比較熟識的朋友之間的通信,寫信人的地址常可略去。地址的寫法通常是由小到大,如:門牌號、街道名、市(縣)名、省名、國名(郵政編碼通常寫在城市名之后)這同中文書信的地址寫法完全相反。日期寫在地址的下方,可以寫1~3行。
通常有下列兩種定法:(a)月、日、年(美式)如August15,200__(b)日、月、年(英式)如15thaugust,200__,月、日的后面用逗號,年份后面不用標點。
B稱呼(Salutation)指寫信人對收信人的稱呼,如DearXiaojun,寫在日期下一兩行,頂格寫,稱呼后面可用逗號,也可用冒號,一般用Dear…或Mydear…開頭。
C正文(Body)這是書信的主體部分,即寫信人要表達的內容。正文一般在稱呼下方隔兩行處開始寫,正文的首行左邊一般留約5個字母寬的空白。
D結束語(ComplimentaryClose)它是書信結尾的恭維話,相當于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語。如“Bestwishes”等E簽名(Signature)簽名通常簽在結束語下方的中間偏右的位置,即使是打寫機打出的信件,最后仍需親筆簽名,簽名由寫信人和收信人的關系和親疏程度而定,一般只需寫名不寫姓,但若用了較莊重的結尾套語,此時可簽全名。在簽名的上方可根據寫信人和收信人的關系寫Sincerelyyours/Yourssincerely(用于長輩或朋友之間),或Respectfullyyours/Yoursrespectfully(用于對長輩或上級),注意開頭字母要大寫,末尾要用逗號。
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