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檔案管理規(guī)章制度范本最新整理版

來(lái)源: 律霸小編整理 · 2020-10-14 · 139人看過(guò)

為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理,進(jìn)一步提高檔案管理水平,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,完善檔案借閱手續(xù),使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),結(jié)合實(shí)際情況,特制定本制度,具體內(nèi)容如下:

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要?dú)w檔的文件資料,包括:對(duì)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料,在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

二、檔案的管理部門(mén)

公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的管理工作。對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專(zhuān)(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門(mén)留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù),維護(hù)檔案的完整與安全,使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

三、檔案的分類(lèi)

在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類(lèi)法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi):

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財(cái)會(huì)檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來(lái)文件。

8、聲像檔案。

9、實(shí)物檔案。

10、其他檔案。

財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上十類(lèi)檔案中,每一大類(lèi)檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號(hào)。

4、檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份,并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列,按順序編號(hào),填寫(xiě)“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫(xiě)清楚(一律使用黑色中性筆填寫(xiě)),字跡工整、清晰,裝訂整齊。

5、檔案盒(袋)內(nèi)文件的排列:檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正本在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù):一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重復(fù)文件,需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。

7、歸檔時(shí)間:部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即(最遲一周內(nèi))將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表,寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料,閱后及時(shí)歸還。

2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的,應(yīng)填寫(xiě)檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單,經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復(fù)制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由所在部門(mén)出具借閱申請(qǐng)并由部門(mén)經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

(1)借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找。

(2)按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還,確因工作需要不能按時(shí)返還的,需辦理續(xù)借手續(xù),否則按管理規(guī)定停止借閱。

(3)要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失,并注意保密,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

(4)所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

(5)借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

(6)檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。

(7)調(diào)離本單位的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù),填寫(xiě)移交清單,經(jīng)移交人簽字,接收方核對(duì)簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。

4、對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類(lèi)分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷(xiāo)毀

公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。

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