行政處罰決定書，是行政處罰決定最具體的表現(xiàn)形式。凡行政處罰，必須制作和送達行政處罰決定書。要求履行行政處罰決定，當以發(fā)生法律效力的行政處罰決定書為憑據(jù);當事人不服行政處罰，亦以行政處罰決定書為憑據(jù)并針對行政處罰決定書載明的行政處罰決定而提起行政復議或者行政訴訟;當事人在法定期限內(nèi)既不提起行政復議也不提起行政訴訟，逾期也拒不履行行政處罰決定，行政執(zhí)法機關申請人民法院強制執(zhí)行，當仍然是以已經(jīng)生效的行政處罰決定書為法律憑據(jù)。可見行政處罰決定書是整個行政執(zhí)法過程中最重要的也是最關鍵的法律文書。可以這樣說，行政處罰決定書規(guī)范化制作，直接關系到行政處罰的是否成立，關系到行政執(zhí)法的準確性和嚴肅性。行政處罰決定書的規(guī)范化制作，是行政執(zhí)法規(guī)范化要求最基本的要素，體現(xiàn)著行政執(zhí)法隊伍的綜合素質(zhì)和行政執(zhí)法隊伍的執(zhí)法水平。

GB/T9704—1999國家標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心為156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

行政處罰決定書應屬公文中的特定格式。首頁不設紅色反線，可統(tǒng)一規(guī)定設黑色反線。發(fā)文機關標識和發(fā)文字號為眉首，還應加上正本、副本標識。

筆者見過的違反水法規(guī)行政處罰決定書之眉首也是五花八門的。首先是無發(fā)文機關標識，不看印章就不會知道作出該行政處罰決定的是哪一個行政機關。其次是文種格式標識既不統(tǒng)一，也不規(guī)范。有的稱《水事違法案件行政處罰決定書》;有的稱《違反水法規(guī)行政處罰決定通知書》;也有稱《水事違法案件行政處罰通知書》。發(fā)文字號有“x水行決字(xx)第xx號”，有“xx字(xx)第xx號”，也有“水罰字第xx號”。

GB/T9704—1999國家標準規(guī)定，公文的發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號(字的大小)由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mmx15mm。行政處罰決定書是公文的特定格式。發(fā)文機關標識應由作出該行政處罰決定的行政機關名稱后加“行政處罰決定書”組成。但不可用紅色標識(只能用黑色標識)。如“xxx水利局行政處罰決定書”。一目了然，“xxx水利局”是作出該行政處罰決定的行政機關;既是“水利局”作出的當屬水事違法案件行政處罰決定書。

GB/T9704—1999國家標準規(guī)定，機關公文發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。據(jù)此，行政處罰決定書發(fā)文字號也當由作出該行政處罰決定的行政機關代字、年份和序號組成。參照國標規(guī)定，發(fā)文字號在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居右空1字排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應標全稱，用六角括號“[]”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。要作統(tǒng)一規(guī)定的是作出行政處罰決定之行政機關的“代字”。假以《湖北省水利廳行政處罰決定書》為例，設定字號為“鄂水行字[2003]1號”。“鄂”代表行政區(qū)劃和行政職級，“水行”代表水行政主管部門或水行政執(zhí)法，“罰”字代表處罰決定。是“罰”的決定，當用“罰”而不可用“決”。“決”有“處決”、“判決”的聯(lián)想，真讓人有點不寒而栗。發(fā)文字號之下4mm處可印一條與版心等寬的黑色反線。

行政處罰決定書屬法律文書，行文當不可用復印件。這里要討論的是行政處罰決定書的份數(shù)。1份當主送當事人;歸檔要求2份;辦案機關備查2份;屬重大案件的要報上級主管機關備案2份;還有移送管轄或指定管轄的又得2份;當事人提起行政復議的，要提交復議機關1份;提起行政訴訟的，要提交人民法院1份;最后申請法院強制執(zhí)行的，也要提交人民法院1份;有罰款決定的，還得提交給罰沒收入管理機關1份。以上共計需12份。印數(shù)多了，似乎又不嚴肅了。所以，送達當事人的與其他用途的應有區(qū)別，這就應加上正本、副本標識。推薦使用小標宋體字，字號為22mmx15mm。用藍色標識。置于首頁黑色反線下版心的右上角。送達當事人的為正本，其余為副本。以加蓋印戳的方式完成。