單位工作人員因公出差需借支差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)首先到財(cái)會(huì)部門(mén)領(lǐng)取并填寫(xiě)借款單，按照借款單所列內(nèi)容填寫(xiě)完整，然后送所在部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員審查簽字。各單位可以根據(jù)需要使用統(tǒng)一的“差旅費(fèi)借款結(jié)算單”，也可以使用普通的借據(jù)或者借款憑證。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：

借：其他應(yīng)收款—備用金

貸：現(xiàn)金

出納員根據(jù)單位內(nèi)部規(guī)定的審批權(quán)限和鮮序，對(duì)借款單和付款憑證進(jìn)行審核。認(rèn)為手續(xù)齊備并符合制度規(guī)定要求的即可予以支付。

二、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的會(huì)計(jì)處理

出差人員回到單位后應(yīng)及時(shí)辦理差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。首先，出差人員到財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，如實(shí)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單的有關(guān)內(nèi)容，如出差事由，出發(fā)到達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)，乘坐的交通工具的車(chē)別、等級(jí)、金額等等，并將有關(guān)車(chē)票、船票、飛機(jī)票、住宿發(fā)票等有關(guān)原始憑證粘貼在報(bào)銷(xiāo)單的背后，經(jīng)所在部門(mén)和單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后，送財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員應(yīng)審查單據(jù)是否真實(shí)、合法，按照本單位差旅費(fèi)開(kāi)支管理辦法計(jì)算應(yīng)報(bào)銷(xiāo)的交通費(fèi)金額、應(yīng)發(fā)給的伙食補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)包干結(jié)余、不買(mǎi)臥鋪補(bǔ)貼等，對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行結(jié)算，編制會(huì)計(jì)憑證后交出納員具體辦理現(xiàn)金收付。

作為企業(yè)會(huì)計(jì)人員應(yīng)該對(duì)差旅費(fèi)的開(kāi)支范圍、開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審查并編制記賬憑證。審查的內(nèi)容包括：

(1)差旅費(fèi)的開(kāi)支范圍一般包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)、郵電費(fèi)、行李運(yùn)費(fèi)和雜費(fèi)等。

①交通費(fèi)是指出差人員乘坐火車(chē)、飛機(jī)、輪船以及其他交通工具所支付的各種票價(jià)、手續(xù)費(fèi)及相關(guān)支出。

②住宿費(fèi)是指出差人員因住宿需支付的房租及其他相關(guān)支出。

③伙食補(bǔ)助費(fèi)是指由于出差人員在外期間伙食費(fèi)用較高等原因而按一定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給出差人員的補(bǔ)貼。

④郵電費(fèi)是指出差人員在出差期間因工作需要而支付的各種電話費(fèi)、電報(bào)費(fèi)、郵寄費(fèi)等費(fèi)用。

⑤行李運(yùn)費(fèi)是指出差人員由于工作需要而需要攜帶較多行李時(shí)支付給鐵路、民航、公路等運(yùn)輸單位的行李運(yùn)輸、搬運(yùn)等費(fèi)用。

⑥雜費(fèi)是指出差人員由于工作需要支付的除上述費(fèi)用以外的其他費(fèi)用。

(2)開(kāi)支管理方法

對(duì)于差旅費(fèi)的開(kāi)支可以實(shí)行不同的管理方法，各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、部隊(duì)等一般都要求實(shí)行總額包干辦法，即出差人員的住宿費(fèi)、交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等實(shí)行分項(xiàng)計(jì)算，總額包干，調(diào)劑使用，節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)，超支不補(bǔ)的辦法，對(duì)交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等規(guī)定一定的包干標(biāo)準(zhǔn)，超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)部分由出差人員自理，低于標(biāo)準(zhǔn)部分按一定比例發(fā)給出差人員作為獎(jiǎng)勵(lì)。企業(yè)單位可以實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)辦法，也可以參照行政機(jī)關(guān)實(shí)行總額包干辦法。各單位可以根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)和本單位的具體情況，制定本單位人員的差旅費(fèi)開(kāi)支管理辦法，便于本單位有關(guān)人員遵照執(zhí)行。

(3)開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)

各單位在制定本單位的差旅費(fèi)開(kāi)支管理辦法時(shí)一般都規(guī)定有差旅費(fèi)的開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。比如，出差人員出差期間可以乘坐臥鋪而不買(mǎi)臥鋪票的，按硬席座位票價(jià)的一定比例發(fā)給出差人員;出差伙食補(bǔ)助費(fèi)不分途中和住勤，每人每天補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，一般地區(qū)20元，特殊地區(qū)30元等。出納人員應(yīng)按規(guī)定對(duì)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)和記賬憑證進(jìn)行審核復(fù)算，如交通費(fèi)、住宿費(fèi)金額是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，伙食補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)包干結(jié)余、不買(mǎi)臥鋪補(bǔ)貼等的計(jì)算是否正確，記賬憑證和報(bào)銷(xiāo)單的金額是否一致等，審核無(wú)誤后才辦理現(xiàn)金收付。對(duì)實(shí)行定額備用金的，按實(shí)際報(bào)銷(xiāo)金額全部用現(xiàn)金付給報(bào)銷(xiāo)單位或工作人員，實(shí)行非定額備用金的，將出差人員多借的現(xiàn)金收回，少借的部分補(bǔ)給出差人員。